Managementassistent Institute Mathematics, Astrophysics and Particle Physics

Organisatieonderdeel Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica

Ben jij een zelfstandige en proactieve professional die graag werkt in een internationale onderzoeksomgeving? Als managementassistent vervul je een sleutelrol binnen het Institute for Mathematics, Astrophysics and Particle Physics (IMAPP). Je werkt voor zowel de afdeling High Energy Physics als de directie van het instituut en zorgt ervoor dat onderzoekers, medewerkers en bestuurders optimaal worden ondersteund.

Als managementassistent ben je een onmisbare schakel binnen de afdeling High Energy Physics. Samen met je directe collega vorm je het secretariaat van de afdeling en zorg je ervoor dat alle administratieve en organisatorische processen soepel verlopen. Je begeleidt de indiensttreding van nieuwe medewerkers, waaronder het regelen van huisvesting, het aanschaffen van ICT-middelen, het inrichten van werkplekken en het invoeren van gegevens in diverse systemen.

Daarnaast organiseer je workshops en conferenties, plaats je bestellingen en beheer je de mailbox. Je handelt binnenkomende vragen, verzoeken en vervolgacties zorgvuldig af. Ook verwerk je declaraties, houd je de ziekteregistratie bij, verzorg je hotel- en reisreserveringen, notuleer je stafbijeenkomsten volgens een roulatieschema en beheer je de website. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties. De voertaal is veelal Engels.

Daarnaast werk je een deel van de tijd voor het bureau van het onderzoeksinstituut IMAPP en ondersteun je de Managing Director. Je beheert agenda’s en plant en coördineert zelfstandig afspraken. Daarnaast ondersteun je bij bestuursvergaderingen door de voorbereiding, notulering en opvolging van acties te verzorgen. Je zorgt voor een correcte registratie en archivering van documenten en correspondentie. Je denkt actief mee en signaleert kansen en knelpunten.

In deze veelzijdige functie krijg je veel verantwoordelijkheid en ruimte om zelfstandig te werken, terwijl je tegelijkertijd nauw samenwerkt met collega's binnen een dynamische onderzoeksomgeving.

• Je beschikt over een mbo+ werk- en denkniveau en hebt een secretariële of vergelijkbare opleiding afgerond. Ervaring in een ondersteunende of secretariële functie is een pre.
• Je bent nauwkeurig, zorgvuldig en hebt oog voor detail.
• Je bent sociaal en makkelijk benaderbaar, ook voor mensen uit andere culturen.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Organiseren, coördineren en het bewaken van de voortgang gaan je goed af.
• Je bent proactief en stemt zaken goed af met collega’s.

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je salaris binnen salarisschaal 7 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

Werk en wetenschap vragen om goed werkgeverschap. Dit zie je terug in de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden van de Radboud Universiteit. Zo kun je afspraken maken voor een goede werk- privébalans met flexibele werktijden, diverse verlofregelingen en thuiswerken. Ook kun je bij ons een gedeelte van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen, ruil bijvoorbeeld inkomen tegen extra vakantiedagen en ontvang een vergoeding van je sportabonnement.

Daarnaast krijg je als medewerker 34% korting op het sport- en cultuuraanbod van de Radboud Universiteit. En uiteraard…