Office Manager

Greystar is a leading, fully integrated global real estate platform offering expertise in property management, investment management, development, and construction services in institutional-quality rental housing. Headquartered in Charleston, South Carolina, Greystar manages and operates over $350 billion of real estate in more than 260 markets globally with offices throughout North America, Europe, South America, and the Asia-Pacific region. Greystar is the largest operator of apartments in the United States, managing over one million units/beds globally.

Across its platforms, Greystar has nearly $79 billion of assets under management, including over $34 billion of development assets and over $36.5 billion of regulatory assets under management. Greystar was founded by Bob Faith in 1993 to become a provider of world-class service in the rental residential real estate business. To learn more, visit .

L'Office Manager / Assistant de Direction H/F apporte son soutien à l’équipe du bureau de Paris. Il/elle est plus particulièrement en charge de la gestion opérationnelle quotidienne des services généraux et de l’assistanat personnel des dirigeants du bureau de Paris. Le rôle consiste à créer et à maintenir un environnement de travail optimal, tout en assurant un niveau élevé d’efficacité organisationnelle et de communication avec les parties prenantes internes et externes.

• Veiller à ce que le bureau de Paris soit opérationnel, ce qui englobe les équipements et les systèmes, en communiquant avec les fournisseurs et en prenant les dispositions nécessaires pour effectuer les commandes nécessaires.
• Veiller à ce que le bureau de Paris soit propre, rangé et dans des conditions optimales d’utilisation (salles de réunions, postes de travail, cuisine).
• Assurer le premier point de contact pour les visiteurs, les clients et les employés.
• Assister les visites des collègues internationaux (en réservant si besoin les hôtels et les transferts).
• Maintenir les fournitures et les équipement de bureau ; commander au besoin dans la limite du budget établi et assurer la liaison avec les fournisseurs ; assurer la gestion des factures.
• Ouvrir le courrier et en faire la distribution, ainsi que gérer le traitement des demandes d’expédition.
• Accomplir diverses tâches administratives, sur demande.
• Aider à la préparation des documents pour les présentations internes ou externes.
• Organiser les voyages et les déplacements des directeurs, en particulier des dirigeants du bureau parisien.
• Mettre en place et renouveler des contrats avec les prestataires pour gérer efficacement les coûts et réaliser des économies dans la mesure du possible.
• Assurer le référencement des prestataires dans le système financier.
• Gérer un budget de dépenses de fournitures de bureau et de cuisine.
• Soutenir les membres de l’équipe dans leurs activités de classement et archivage.
• Travailler avec Docu Sign pour les échanges électroniques de contrats et la signature de documents par les Directeurs.
• Organiser les événements réguliers Greystar tout au long de l’année, happy hours, séminaires, diner de Noël, événements divers.
• Être le point de contact pour l’équipe IT et assister les membres de l’équipe sur tous leurs sujets en rapport avec l’informatique.

• Participer aux process d’intégration des nouveaux salariés en préparant leur matériel informatique, en commandant les téléphones mobiles et lignes associées et en mettant à disposition les badges d’accès au bureau et au parking.
• Assistanat des dirigeants
  
  Programmation de différents rendez‑vous et gestion des agendas des dirigeants du bureau de Paris.
• Préparation des notes de frais des…