Administrative Assistenz; m​/w​/d

Administrative Assistenz (m/w/d)80%-100%, Zürich, unbefristet

Die Product Development Group Zurich wurde im Jahr 2012 gegründet und wird von Professor Mirko Meboldt geleitet. Wir konzentrieren uns auf eine menschenzentrierte Produktentwicklung und betrachten die Verbindung zwischen Forschung und Lehre als den Schlüssel zu exzellenter Ausbildung. Wir verstehen uns als Partner der Industrie und fördern den kontinuierlichen Wissenstransfer durch Zusammenarbeit sowie die Aus- und Weiterbildung von Studierenden und Absolventinnen und Absolventen, um die Wettbewerbsfähigkeit der Maschinenbauindustrie zu stärken.

Infolge Pensionierung unserer administrativen Assistentin suchen wir per 1. November 2026 oder nach Vereinbarung eine multitalentierte, sympathische Persönlichkeit als Nachfolge. Freuen Sie sich auf ein dynamisches, kreatives Umfeld, in dem Sie Verantwortung übernehmen und welches Sie aktiv mitgestalten können.

Nach der Einarbeitungsphase sind Sie verantwortlich für den reibungslosen Ablauf und die selbstständige Führung der Administration der pd|z-Forschungsgruppe. Sie sind die zentrale Ansprechperson für organisatorische Anliegen und übernehmen eine koordinierende Rolle in einem vielseitigen und abwechslungsreichen Tätigkeitsbereich:

• Sie steuern und überwachen proaktiv sämtliche finanziellen Mittel der Professur
• Sie planen und überwachen die Budgets der Gruppe und der Projekte
• Sie unterstützen bei den Finanzreports und koordinieren die wissenschaftliche Berichterstattung
• Sie erstellen Rechnungen und sind für die Spesenabwicklung zuständig
• Sie übernehmen weitere administrative Finanzprozesse, wie z.B. Bestellungen und Kreditkartenabrechnungen

• Sie betreuen und koordinieren administrativ den gesamten Employee Lifecycle (Eintritt bis Austritt) zusammen mit HR
• Sie unterstützen bei der Rekrutierung und Anstellung von Mitarbeitenden sowie im Vertragsmanagement
• Sie kontrollieren das Zeitmanagement

• Sie organisieren Meetings, Präsentationen, Seminare und Konferenzen
• Sie unterstützen administrativ im Bereich Lehre
• Sie helfen bei der Gestaltung und Pflege von Webinhalten

• Sie verfügen über eine kaufmännische oder adäquate Ausbildung und mehrere Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen Position sowie im Finanzbereich, idealerweise in einem internationalen universitären Umfeld
• Sie sind engagiert, begabt in Ihrem Beruf, haben eine initiativ‑ und flexible Arbeitshaltung
• Sie kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Sie beherrschen die gängigen MS‑Office‑Programme und finden sich gut in interne Spezialprogramme ein (SAP)
• Sie überzeugen durch Ihre rasche Auffassungsgabe und arbeiten sich leicht in neue komplexe Prozesse ein
• Sie arbeiten sehr selbstständig, strukturiert und verantwortungsbewusst
• Sie behalten bei unterschiedlichen Anforderungen den Überblick und wissen, Prioritäten sinnvoll zu setzen, und zeichnen sich durch eine umsichtige und effiziente Arbeitsweise aus
• In einem Team zu arbeiten, bereitet Ihnen große Freude. Mit Ihrer offenen, kommunikativen Art und Ihrer gefestigten Persönlichkeit tragen Sie zu einer positiven und kollegialen Atmosphäre bei

Zürich

• Ihr Beruf mit Wirkung:
  Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
• Nach Absprache mit Ihrem Vorgesetzten können Sie die Arbeitszeit zwischen Büro und Home Office aufteilen. Familiäre Situationen und besondere Rahmenbedingungen werden berücksichtigt
• Die ETH Zürich bietet vielfältige Kurse und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vergünstigungen wie z.b. ÖV‑Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung etc.
• Attraktive Vorsorgeleistungen über das Vorsorgewerk PUBLICA

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können.

Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.