Spécialiste en documentation - Télétravail, horaires non standard

Location: Montreal

Vous êtes à la recherche d'un nouveau défi administratif ? Une carrière dans le secteur juridique, le télétravail et des horaires atypiques vous intéressent ?

Souhaitez-vous vous joindre à une organisation nationale qui favorise le développement personnel des individus et offre des perspectives de carrière stimulantes ?

Notre client, un grand cabinet juridique national, recherche un(e) spécialiste de la gestion documentaire en télétravail.

Veuillez noter que deux postes différents sont à pourvoir, avec les horaires suivants.

Du lundi au vendredi 18 h à 2 h (HNE) (bilinguisme anglais/français requis)

Du vendredi au dimanche 20 h à 6 h (HNE) (bilinguisme anglais/français requis)

N'hésitez pas à postuler si vous pensez être la bonne personne pour le poste !

Avantages
- Salaire compétitif basé sur l'expérience
- 3 à 4 semaines de congés (selon l'expérience)
- 6 jours de congés personnels + 2 jours supplémentaires (1 pour le bénévolat et 1 pour l'anniversaire)
- Assurance maladie complète dès le premier jour, payée par l'entreprise
- Modèle de travail : 100% à distance
- Forte implication dans la communauté et engagement en faveur de l'équité, de la diversité et de l'inclusion

Responsabilités
-Production de documents :
Créer et mettre en forme des documents juridiques et professionnels complexes par le biais de la dactylographie, de la transcription numérique et de la numérisation. Gérer avec expertise la conversion de styles, les publipostages, les renvois, l'indexation et l'intégration de médias, d'objets et de tableaux financiers complexes.

-Révision et assurance qualité : Réviser les documents pour en vérifier la mise en forme, la grammaire et la clarté. Effectuer des comparaisons de versions, s'assurer de l'exactitude des révisions, mener un contrôle qualité rigoureux sur tous les livrables et dépanner ou réparer les documents corrompus.

-Support technique :
Fournir un soutien à l'échelle du Cabinet pour la production de documents à l'aide des applications Microsoft (ex. Word, Excel, PowerPoint, Visio, etc.) et appliquer son expertise en traitement de texte pour travailler sur des documents juridiques et autres documents complexes.

-Gestion du flux de travail : Gérer de manière proactive les fluctuations de la charge de travail avec un minimum de supervision. Superviser le processus de réception des demandes en priorisant, coordonnant et répondant rapidement aux requêtes de documents afin de respecter des délais stricts.

-Résolution de problèmes et suivi :
Documenter, consigner, suivre et répondre aux appels, courriels, messages vocaux et visites impromptues pour le soutien documentaire en temps opportun. Conserver la responsabilité des problèmes, effectuer des recherches de solutions, mettre à jour la base de connaissances et recommander des améliorations procédurales.

-Collaboration et mentorat :
Travailler en coopération avec tous les départements et membres du Cabinet. Offrir de l'aide aux autres membres de l'équipe et assurer un mentorat technique au besoin.

-Conformité et procédures : Développer une compréhension et une connaissance pratique des procédures du Cabinet pour la production de documents et utiliser les modèles et précédents établis pour toute la production documentaire.

Qualifications
- Diplôme d'études collégiales (administration de bureau, spécialisation en droit ou domaine connexe).
- Trois ans d'expérience dans un environnement professionnel.
- Une expérience dans un poste lié à la production de documents serait un atout.
- La connaissance de la terminologie, des documents et des procédures juridiques serait un atout.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- La connaissance de la terminologie, des documents et des procédures juridiques serait un atout.
- Excellentes compétences interpersonnelles et bonnes manières au téléphone ; capacité à communiquer de manière efficace et respectueuse avec les clients.
- Capacité à transmettre des connaissances de manière efficace, agréable et performante en utilisant diverses techniques et applications logicielles.
- Patience, flexibilité et capacité à gérer efficacement les situations difficiles.
- Sens de l'organisation,…