Aushilfe Assistenz Arena KMU

Aushilfe Assistenz Arena KMU in Bern gesucht (w/m/d). Flexible Arbeitszeiten und ein motiviertes Team erwarten dich!

• Unterstützung des Führungsteams im Projektportfolio Management.
• Organisation von Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
• Dokumentation und Kommunikation mit Mitarbeitenden und Stakeholdern.

• Erfahrung im Projektmanagement oder als Assistenz erforderlich.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Flexibilität bei Anforderungen.
• Kenntnisse in Microsoft 365, Jira und Confluence von Vorteil.

Strategie & Projektportfolio/Bern /Berufserfahrene /Befristet/ 50% - 60%

Aufgrund einer längeren Abwesenheit (Mutterschaftsschutz) im Projektportfolio Management Office (PMO) besteht von November 2026 bis Juni 2027 Bedarf an temporärer Unterstützung. Kern deines Aufgaben gebiets ist die Unterstützung eines 3-köpfigen Führungsteams im Projektportfolio. Du übernimmst organisatorische und administrative Tätigkeiten rund um Meetings, Workshops und Veranstaltungen und entlastest das Führungsteam in allen organisatorischen Belangen. Du bist in einer Linienorganisation Teil eines Teams von vier PMOs, die eng zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen

Du unterstützt bei Meetings und Workshops und stellst die Vorbereitung (Terminfindung, Raumorganisation, Verpflegungsbestellungen, Erstellung und Versand von Einladungen, Agenda-Erstellung und Qualitätssicherung von Themen/Unterlagen) sicher. Bei der Durchführung der Meetings (Protokollierung von Entscheiden, Koordination mit Gästen, Unterstützung von Veranstaltungen vor Ort) bist Du massgeblich involviert. Weiter gehört die Nachbearbeitung (Organisation von Folgeterminen, Koordination und Nachverfolgung offener Punkte, Dokumentation und Weiterleitung von Entscheiden in relevante Gremien/Meetings sowie Pflege von Statusänderungen in Jira) auch zu Deinem Aufgaben gebiet.

Du verfasst in Zusammenarbeit mit dem Führungsteam Kommunikationen per E-Mail oder Beiträge im Intranet für Mitarbeitende und Stakeholder im Projektportfolio.

• Erfahrung in einer Supportrolle im Projektmanagement und/oder als Assistenz
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Gute Kenntnisse in Microsoft 365, Erfahrung mit Jira und Confluence von Vorteil
• Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Flexibilität bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten
• Gewohnheit im Umgang mit Zeitdruck
• Klare und adressatengerechte Kommunikation

Auf dich wartet ein spannender Bereich und ein motiviertes Team. Dein Arbeitspensum ist 50% - 60% für die Zeit ab November 2026 bis Ende Juni 2027. Flexible Arbeitszeitmodelle und Home-Office sind bei uns selbstverständlich.

Hinweis:
Wir besetzen diese Stelle ohne Unterstützung von externen Personaldienstleistern.

Christoph Etter

Talent Attraction

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Esther Wyss

Linienverantwortung / People Lead

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