Adjointe administrative intermédiaire, adjoint administratif intermédiaire

Position: Soutien administratif – Faculté des sciences de la santé

Type d’emploi: Employé

Durée anticipée: N/A (contrat/affectation temporaire)

Nombre de postes: 1

Service/département: Cabinet de la doyenne ou du doyen

Campus: Ottawa, ON

Heures par semaine: 35

Classe salariale: SSUO Grade 07

Échelle salariale: $59,038.00 – $74,574.00

La Faculté des sciences de la santé s’engage à devenir un leader reconnu nationalement et internationalement dans le développement d’approches novatrices liées à la vie active, à la promotion de la santé et à la fourniture de services de qualité. Ce poste offre l’occasion d’avoir un impact significatif tout en faisant partie d’une équipe dynamique.

Sous la supervision de la gestionnaire du décanat, fourniture d’un soutien administratif au directeur de département afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau et d’appuyer la mise en œuvre des activités et projets. Service à la clientèle première ligne comprenant l’accueil, l’information et la redirection des clients internes et externes. Appui aux opérations scolaires et aux activités de recrutement du personnel enseignant tout en respectant les procédures et règlements de l’Université.

• Accueillir, informer et rediriger les personnes internes et externes au nom du directeur. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques, juger la pertinence et l’urgence, impliquer le directeur lorsque nécessaire.
• Rédiger, réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du directeur. Prendre des minutes lors des réunions de direction et rédiger les procès‑verbaux pour assurer le suivi des décisions prises.
• Gérer le calendrier du directeur, fixer et confirmer les rendez‑vous, organiser les réunions et comités présidés par le directeur, tenir à jour les listes des membres, préparer les invitations et ordre du jour, distribuer la documentation et assurer le suivi des décisions.
• Coordonner la logistique des processus d’embauche du personnel enseignant : affichage, sélection, entrevues, intégration des nouveaux employés.
• Effectuer les tâches d’opérations scolaires : gérer les horaires de cours et d’examens, coordonner l’allocation des salles, commander les manuels de cours afin d’assurer leur disponibilité dans les délais.
• Produire des rapports : analyser, rechercher, compiler des données et statistiques pour soutenir la prise de décision des dirigeants et les projets spéciaux.

• Connaissance et expérience des systèmes informatiques et logiciels (Windows, traitement de textes, tableurs, bases de données, Internet, courriel).
• Forte aptitude en relations interpersonnelles, communication et service à la clientèle.
• Connaissance des structures de l’Université, de la Faculté et de ses programmes d’études ainsi que des règlements scolaires.
• Expérience dans l’interprétation, l’explication et l’application de politiques et règlements.
• Expérience en rédaction administrative bilingue.
• Expérience de production de rapports.
• Capacité à produire un travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.
• Initiative, autonomie et jugement.
• Sens de l’organisation.
• Bilinguisme : français et anglais (expression orale et écrite). Le niveau requis est Avancé 1 (Low Advanced) ou supérieur. Le niveau sera évalué via un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

• Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’évènements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
• Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Être proactif, débrouillard, disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
• Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y…