Scheduling Technician

Votre impact au sein de l’équipe

Sous la responsabilité du ou de la Gestionnaire clinique, Équipe ressource, le titulaire est responsable de l’exécution quotidienne des processus des horaires et de la planification des effectifs basés sur les cibles établies, et ce, en conformité avec les conventions collectives, les règlements, les politiques et les lois en vigueur. Il maximise l’utilisation des outils technologiques pour la communication des quarts de travail vacants à court terme ainsi que la disponibilité du personnel.

Il est proactif dans les remplacements non pourvus pour limiter les interruptions de service et il fait preuve d’agilité dans la résolution des problèmes. Il assure un bon service à la clientèle par une communication efficace, la mise à jour ponctuelle du logiciel d’horaires et par l’exactitude des saisies dans celui-ci.

• Identifier les quarts de travail ouverts à court terme, en examinant le logiciel des horaires et faire l'analyse quotidienne du tableau des ressources;
• Veiller à ce que les quotas de base quotidiens de personnel et la couverture des besoins en compétences spécialisés (ex: forces à l’urgence) soient maintenus;
• Pourvoir les quarts de travail «ouverts» selon les conventions collectives, les politiques/procédures et les lignes directrices établies et déployer le logiciel approprier;
• Traiter les demandes d'accompagnement des patients reçues(ex: surveillance, transport,etc.), conformément aux instructionsdela demande;
• Gérer tous les remplacements ponctuels, entre autres en répar tissant tous les quarts de travail additionnels selon les règles des conventions collectives et en respectant les quotas établis;
• Assurer la mise à jour des coordonnées des employés et des disponibilités de ces derniers dès que l’information est reçue;
• Répondre à toutes les demandes de congés, d'échanges de quarts de travail, etc. qui auront un impact sur les quarts de travail dans les prochaines 24 heures. Toute demande pouvant être traitée pendant les heures normales de bureau et ayant un impact supérieur à 24 heures doit être partagée avec les spécialistes aux horaires;
• Revoirles quotas établis, appliquer les termesde la convention collective ainsi queles lignes directrices du service de la dotation (horaires) et faire preuve de discernement pourrépondre aux demandes de congés et d'échanges de quarts de travail;
• Sélectionner le code de paie approprié pour les heures payées dans le logiciel des horaires;
• S'assurer de l’exactitude des données liées au codage de la paie et à la disponibilité de la documentation appropriée pourrésoudre toute question ou éventuel grief concernant les heures payées pour chaque salarié;
• Gérer quotidiennement et rapidement toutes les communications reçues (courriel, téléphone et papier), et identifier les tâchesàaccomplir pour assurer la continuitédu travail aux collègues ou aux coordonnatrices d’activité selon l’heure du départ de l’employé;
• Collaborer à l’intégration et à la formation des nouveaux employés au sein du service de la dotation (horaires);
• Protéger et respecter en tout temps la nature des informations reçues et lors de communication avec les unités de soins.

• Détenir un certificat d’études postsecondaires en administration, en ressources humaines ou dans un domaine jugé pertinent au poste;
• Posséder un minimum d’une (1) année d’expérience dans un poste jugé équivalent impliquant la gestion des horaires de travail;
• Posséder une expertise en gestion des horaires de travail;
• Démontrer des connaissances en matière de conventions collectives;
• Posséder des habiletés administratives (Suite Microsoft Office, par ex.: Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint);
• Être apte à communiquer dans les deux langues officielles (français et anglais) à un niveau intermédiaire.

• Posséder de l’expérience en milieu hospitalier.

L’Hôpital Montfort reconnaît l’importance d’une approche centrée sur le patient, rendue possible grâce à la collaboration de l’ensemble de ses employés et à l’engagement de chacun à offrir des soins de qualité supérieure. Chaque membre du…