Assistant.e au chef.fe de cabinet - FSH

SCIENCES HUMAINES Plein Temps Employé de soutien Ottawa, ON, CA

Titre du poste :

Assistant.e au chef.fe de cabinet

Numéro de concours :

Unité administrative :

Facultés des sciences humaines, philosophie et théologie

Supérieur immédiat :

Chef.fe cabinet du doyen, Facultés des sciences humaines et de philosophie

Type d’emploi :

Indéterminé (syndiqué)

Horaire de travail :

35 heures par semaine

Postes à combler :

Niveau 6 (59 208 $ to 74 781 $)

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, innovation sociale, leadership, écologie et équité ainsi qu’en théologie. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

Sous la supervision du chef de cabinet, et les autres membres de l’équipe d’administration, le titulaire de ce poste assure un soutien administratif avancé aux Facultés des sciences humaines et de philosophie et théologie. Il coordonne des processus administratifs, y compris la gestion de contrats, la planification académique et le suivi de données, et joue un rôle central dans la mise en œuvre des politiques et procédures universitaires.

En plus, d’un tronc commun de responsabilités partagées entre les trois postes, chaque adjoint(e) détient un mandat particulier qui soutient les priorités stratégiques et opérationnelles des facultés.

• Envoyer par courriel aux professeur(e) s à temps partiel la confirmation des droits de reconduction lorsque ceux-ci ont été déterminés. Afficher sur l’intranet et le site web de l’USP les cours demeurés vacants lorsque la liste de ceux-ci est prête. Après consultation d’autres membres du personnel administratif, soumettre la liste des candidatures aux directeur(trice) s des écoles et veiller à ce que les échéances prévues dans la convention collective soient respectées.
• Préparer et envoyer les contrats aux professeur(e) s à temps partiel (env. 140-150/an).
• Mettre le fichier de suivi à jour. Assurer la liaison avec le Service des ressources humaines.
• Afficher les postes d’assistanat d’enseignement et les postes au titre du Régime travail-études (env. 40/an).
• Préparer et envoyer les contrats aux assistant(e) s d’enseignement (env. 40/an). Mettre le fichier de suivi à jour. Assurer la liaison avec le Service des ressources humaines.
• Assure la logistique des entretiens d’embauche des professeurs : réception des candidatures et envoi des accusés de réception; pour chaque candidat, préparation d’un dossier pour le comité de sélection; suivi de la communication avec les candidats et candidates.
• Assurer le suivi hebdomadaire des demandes de remboursement : vérifier la complétude des documents justificatifs, obtenir les approbations nécessaires du Doyen et acheminer les dossiers conformes au Service des finances.
• Maintenir à jour les fichiers de suivi du personnel, des contrats et des affectations d’enseignement.

• Participer à la planification et à la mise à jour des horaires des cours dans uOcampus; assurer le nettoyage des données à chaque trimestre, y compris sans toutefois s’y limiter le nettoyage nécessaire après le transfert des données au prochain trimestre, dans la modification du calendrier de cours planifiés dans l’uo…