Asistente de Administración y Logística

LA OPORTUNIDAD

El/la Asistente de Administración y Logística brindará soporte administrativo y logístico a las operaciones de la oficina, asegurando la gestión oportuna de requerimientos, organización documental, apoyo en adquisiciones básicas y control de suministros y activos. Contribuye a la correcta ejecución de actividades programáticas y administrativas, garantizando el cumplimiento de los procedimientos institucionales y de los donantes.

En caso de una situación de emergencia, se espera flexibilidad del titular del puesto para trabajar fuera de su descripción de trabajo habitual y ser capaz de adaptarse a las tareas y horarios requeridos según la necesidad.

• Modalidad de trabajo: presencial.
• Lugar de trabajo:
  San Isidro.

• Egresado universitario de Administración, Negocios Internacionales, Ingeniería o carreras afines.
• Manejo de sistemas administrativos en la nube.
• Conocimiento básico de procesos de compras, abastecimiento y control de inventarios.
• Gestión documental física y digital.
• Excel y herramientas de Microsoft Office a nivel intermedio.
• Conocimiento general de políticas administrativas y procedimientos institucionales.

• Un mínimo de 01 año de experiencia en funciones administrativas, logísticas o de apoyo en adquisiciones.
• Deseable experiencia en ONG, proyectos sociales o trabajo con fondos de cooperación internacional.
• Organización y planificación.
• Capacidad para coordinar con proveedores y diferentes áreas internas.
• Orientación al detalle y al cumplimiento de procedimientos.
• Comunicación efectiva.
• Trabajo en equipo.
• Proactividad y resolución de problemas básicos.
• Integridad y manejo responsable de información y recursos.

• Administración y Gestión de Activos
  • Registrar el alta y baja de activos en el sistema correspondiente.
  • Participar en los conteos físicos de activos.
• Gestión del archivo documental
  • Organizar y mantener actualizado el archivo físico y digital de la documentación administrativa y de proyectos.
  • Registrar el ingreso y salida de documentos (mensajería).
• Administración general
  • Brindar soporte administrativo general.
  • Gestionar y controlar la agenda de las salas de reuniones.
  • Elaborar expedientes de pago para el alquiler de la oficina y los servicios generales, asegurando la documentación completa y requerida.
• Gestión de solicitudes de bienes y servicios
  • Actualizar el registro de solicitudes recibidas por Sistema (Prosave) y notificar oportunamente al equipo correspondiente.
• Gestión de compras menores, pasajes aéreos y reservas de hotel
  • Solicitar cotizaciones básicas y elaborar cuadros comparativos cuando sea requerido.
  • Generar órdenes de compra en los sistemas establecidos.
  • Coordinar con proveedores para recopilar información, confirmar entregas y dar seguimiento a las compras asignadas.
• Seguimiento a contratos y órdenes de compra
  • Notificar oportunamente al comprador asignado sobre el vencimiento de contratos, adendas y órdenes de compra.
  • Dar seguimiento y notificar el vencimiento de los plazos de entrega de productos según lo establecido en los contratos.
• Apoyo en pagos
  • Elaborar expedientes de pago para compras no asignadas.
• Inventarios
  • Participar en los conteos físicos de inventarios.
• Responsabilidades adicionales del puesto
  • Las funciones y responsabilidades del puesto antes establecidas no son exhaustivas y el titular del puesto puede, en caso necesario, llevar a cabo otras funciones adicionales de acuerdo con sus cualidades y nivel de experiencia.

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