Préposé; e services intérieurs et installations, temps partiel

Position: Préposé(e) services intérieurs et installations, temps partiel
Location: Quebec

Préposé(e) services intérieurs et installations, temps partiel

Lieu : Bureau de Québec - En présentiel

Horaire : 8 h à 13 h – 25 heures/semaine

Norton Rose Fulbright est à la recherche d’une ou d’un préposé
· e aux services intérieurs et installations pour un poste à temps partiel. Ce poste polyvalent combine des responsabilités liées au centre d’affaires, à la réception et aux services de traiteur interne.

Description Sommaire Du Poste

Elle ou il priorisera toujours une qualité de service de premier rang tant auprès de la clientèle qu’auprès des membres du cabinet.

Préposé Au Centre D’affaires

• Offrir un soutien ponctuel au centre d’affaires et accomplir les tâches telles que la reprographie, préparation et assemblage de documents en formats reliés, courrier, numérisation.
• Participer aux déménagements internes et à l’installation des bureaux.
• Assurer la couverture de la réception et du service traiteur lors des pauses, absences ou vacances.
• Effectuer des tâches administratives diverses (dépôts bancaires, livraison de courrier).

Réception

• Accueillir les visiteurs et clients dans un environnement professionnel et chaleureux.
• Répondre aux appels téléphoniques et courriels, acheminer les messages.
• Gérer les livraisons et les courriers reçus à la réception.
• Confirmer les réservations des salles.

Services De Traiteur Interne

• Préparer l’aménagement des salles de conférence (mise en place des tables et chaises et initialisation du matériel audiovisuel pour les vidéos conférence, rafraîchissements, pause-café).
• Coordonner les besoins spécifiques avec les adjointes pour les réservations de salles de conférence.
• Commander et servir les repas et breuvages lors des réunions et événements.
• Assurer le service auprès des professionnels lors de réunions ou événements.
• Coordonner et orchestrer avec l’aide de l’équipe marketing, les événements majeurs organisés par le cabinet.
• Soutenir les comités pour la planification d’activités (exemple : Course aux stages, BBQ estival, semaine de la reconnaissance des employés).
• Préparer les 5 à 7 pour les professionnels du cabinet et autres événements sociaux.
• Inspecter régulièrement les postes de café et réfrigérateurs dans les aires communes et veiller à ce qu’ils soient propres, en bon état et approvisionnés en tout temps.
• Inspecter régulièrement la salle de repos du personnel, et en assurer l’ordre et la propreté en tout temps.

Exigences Du Poste

• Minimum de 2 ans d’expérience en reprographie et dans le domaine du service à la clientèle ou en hôtellerie.
• Très bonne maîtrise de Microsoft Office; aisance avec les outils audiovisuels et logiciels de réservation de salles (EMS, Korbyt ou équivalent).
• Solides compétences interpersonnelles et en communication.
• Excellente aptitude à travailler en collaboration avec les autres membres de l’équipe.
• Très bonne maîtrise du français écrit et oral, l’anglais est un atout.
• Sens de l’organisation, autonomie, discrétion, professionnalisme et diplomatie.
• Bonne forme physique (déplacements fréquents, manipulation de mobilier).
• Flexibilité pour effectuer des heures supplémentaires à court préavis.
• Certification en premiers soins ou volonté de suivre la formation (un atout).
• Disponibilité à effectuer des heures supplémentaires avant ou après les heures normales de travail à court préavis.

Particularités Du Poste

• Poste au cabinet pour lequel les clients internes et externes seront assurés d’un service de très haut niveau. Que ce soit par la haute qualité du travail de reprographie, le souci du détail, l’accueil, l’attitude positive en toute circonstance et la grande polyvalence à occuper aisément les trois postes tout est pensé pour fidéliser la clientèle du cabinet et assurer la satisfaction des membres du cabinet.
• Travail qui demande également une bonne forme physique dû aux nombreux déplacements et la manipulation du mobilier.

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