Coordonnateur; trice bilingue, Soutien aux services

Job Description

Le poste relève du Directeur des Services et s’effectue selon un mode de travail hybride, à partir du bureau de Ste-Foy, QC.

• Interagir quotidiennement et directement avec les techniciens afin de coordonner les besoins liés aux véhicules, téléphones, uniformes et matériel de formation.
• Soutenir le ou la superviseur(e) du service sur le terrain dans la coordination des exigences nécessaires à la facturation, selon les besoins des clients, et assurer la mise à jour des informations dans un système centralisé pour la ou les succursales.
• Commander les fournitures, outils et équipements requis pour les techniciens et autres employés, au besoin.
• Posséder une bonne connaissance des procédures en santé et sécurité et coordonner, sous la direction de la gestion, les formations obligatoires et en matière de sécurité pour les techniciens.
• Gérer tous les aspects liés à la réception des appels téléphoniques (clients, fournisseurs, techniciens), tout en effectuant plusieurs tâches simultanément.
• Assurer l’intégration et le départ des nouveaux employés, incluant la complétion des listes de vérification requises (commandes de cartes P, cartes d’accès, cartes professionnelles, etc.).
• Récupérer l’équipement et les ressources appartenant à l’entreprise lors du départ des employés et s’assurer que les articles sont acheminés adéquatement.
• Coordonner les activités liées à la gestion de la flotte, notamment le suivi des rapports des employés, la disposition des véhicules, ainsi que la compréhension des exigences relatives aux demandes et aux retours de véhicules.
• Collaborer avec l’équipe centrale afin de s’assurer que les permis et la documentation de l’entreprise sont maintenus à jour.
• Aider les clients dans le traitement des bons de commande, la gestion des litiges de facturation, les sondages et l’utilisation des portails en ligne.
• Utiliser quotidiennement des systèmes informatiques tels que SMS, Titan, SharePoint et l’environnement SAP.
• Gérer la paie hebdomadaire : réviser les feuilles de temps des techniciens, corriger les heures manquantes et les heures supplémentaires, et résoudre les problèmes liés aux systèmes (SMS, SAP, People Soft et eCharge).
• Traiter les demandes TRAP concernant la main-d’œuvre et/ou le matériel.
• Effectuer la création de fournisseurs (directs) — cette responsabilité devrait éventuellement être éliminée à la suite de l’automatisation du processus par l’équipe d’approvisionnement.
• Gérer chaque semaine les factures de fournisseurs au statut 90.

• Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente dans un rôle de soutien administratif ou de coordination administrative.
• Diplôme d’études secondaires (DES) complété.
• Bilinguisme requis : excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.

• Diplôme d’études postsecondaires complété dans un domaine administratif ou technique.
• Forte expérience avec la suite Microsoft Office.
• Capacité à établir de solides relations d’affaires internes et à respecter les engagements.
• Connaissances pertinentes en CVC, automatisation des bâtiments, sécurité et protection incendie.
• Forte conscience commerciale.
• Excellentes habiletés interpersonnelles ainsi que de bonnes compétences en communication orale, écrite.
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Autonomie et capacité à travailler avec un minimum de supervision.
• Excellentes compétences en planification et en organisation au quotidien.
• Approche fortement axée sur le client, démontrant le succès par une approche « Voix du client » au quotidien.
• Grande conscience de soi, reconnaissant l’impact de ses approches et comportements sur les collègues, clients et partenaires internes et externes.
• Capacité à travailler au sein d’une équipe à distance et à offrir du soutien aux collègues au besoin.

• Avantages sociaux – soins médicaux, vision, soins dentaires, santé mentale.
• Vacances payées.
• Régime de retraite (selon les politiques régionales).
• Possibilités d’avancement professionnel.
• Développement professionnel.