Administrative Assistant Job Québec area,Québec City Province de Québec Canada,Administrative/Clerical

Location: Québec City

Le rôle d'adjoint administratif fournit une assistance opérationnelle essentielle au chef de portefeuille et au directeur du développement corporatif. Ce rôle est idéal pour les professionnels soucieux du détail qui excellent dans les processus rapides et les processus administratifs structurés. Vous contribuerez à maintenir l'intégrité de nos opérations de fusions et acquisitions en soutenant l'équipe d'exécution tout au long du cycle d'opportunité et en soutenant l'équipe de développement corporatif.

Ce poste joue un rôle important pour assurer le bon fonctionnement des flux de travail internes et permettre à la direction d'agir efficacement.

Responsabilités clés

Développement de la présentation (IM / Matériel exécutif)

Créer et mettre en forme des présentations PowerPoint de haute qualité, y compris des mémorandums d'investissement (IM)

Traduisez des informations complexes en diapositives claires et visuellement captivantes

Assurez-vous d'être précis, cohérent et professionnel de tous les matériaux

Soutenir le contrôle de version et les échéances serrées dans les environnements de transactions

Maintenez une excellente norme d'hygiène des données à travers plusieurs flux de travail (Salesforce, Teams et Microsoft Office).

Opérations de développement corporatif

Assistez l'équipe de développement corporatif pour la génération de prospects, la vérification et la préparation aux salons professionnels.

Conciliez les données entre les sources/outils de rapports Salesforce et internes.

Effectuez un nettoyage régulier de Salesforce, en assurant l'exactitude des données, en supprimant les doublons et corrigeant les dossiers incomplets.

Administration et coordination

Gérer les calendriers, planifier des réunions et coordonner les communications internes/externes

Préparer et organiser la documentation, les rapports et la correspondance

Soutenir l'équipe de direction dans les tâches administratives quotidiennes

Soutien marketing

Aider à la création et à la mise en forme de matériel marketing (présentations, messages instantanés, présentations, propositions)

Assurez la cohérence de la marque dans tous les documents et communications

Coordonnez avec les parties prenantes internes pour recueillir du contenu destiné aux initiatives marketing

Maintenir et mettre à jour les ressources marketing, les modèles et les bases de données

Ce que nous cherchons

Expérience : Ce poste soutient le leadership et exige un minimum de 3 ans dans un rôle similaire.

Compétences :

Maîtrise du CRM Salesforce et de la suite Microsoft Office

Préparation et conception de présentations pour les cadres, incluant la visualisation des données

Grande attention aux détails et capacité à suivre des flux de travail structurés

À l'aise de travailler de façon autonome et de gérer les tâches avec un minimum de supervision

Excellentes compétences organisationnelles et de communication

L'expérience en gestion d'événements sera considérée comme un atout

Une connaissance de base de l’anglais est requise, car nous avons des clients, des partenaires et fournisseurs anglophones, et le titulaire du poste peut avoir à l’occasion à communiquer dans cette langue.

* Seuls les candidats retenus seront contactés*.

---------------------------------------------

The Administrative Assistant role provides critical operational assistance to the Portfolio Leader and Director of Corporate Development. This role is ideal for detail-oriented professionals who excel in fast-past processes and structured administrative processes. You will help maintain the integrity of our M&A operations by supporting the execution team throughout the opportunity lifecycle and assisting the corporate development team.

This position plays an important role in keeping internal workflows running smoothly and enabling leadership to operate efficiently.

Key Responsibilities

Presentation Development (IM / Executive Materials)

Build and format high-quality PowerPoint presentations, including Investment Memorandums (IMs)

Translate complex information into clear, visually compelling slides

Ensure accuracy, consistency, and professionalism of all materials

Support version control and tight deadlines in deal environments

Uphold…