Chargé; e de soutien administratif - établissements multiples

Organisme communautaire qui offre différents services d'aide alimentaire auprès des personnes et des familles qui en ont besoin, avec un service d'accueil et de référencement personnalisé en collaboration avec les partenaires du milieu.

Sous la supervision de deux directions générales (Convergence action bénévole et Le Comptoir Alimentaire le Grenier), la personne titulaire du poste assure un soutien administratif et clérical de haut niveau, contribuant à une gestion efficiente de chacun des organismes.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Rédiger, réviser et mettre en page divers documents administratifs
• Organiser des réunions, rencontres et déplacements
• Assurer la reproduction, numérisation et le classement de documents
• Participer à des réunions et produire les procès-verbaux ou sommaires exécutifs
• Communiquer avec les fournisseurs, les bénévoles et les membres de l'équipe pour répondre à divers besoins opérationnels
• Gérer l'inventaire et effectuer les commandes de fournitures de bureau et de papeterie
• Générer des rapports administratifs, financiers et des documents de reddition de comptes
• Maintenir à jour un système de classement efficace, tant physique que numérique
• Procéder à des réservations (salles, transport, hébergement, etc.)
• Assurer un lien régulier avec le responsable de la comptabilité pour la transmission d'informations pertinentes
• Gérer l'information sensible de façon confidentielle et sécuritaire
• Contribuer à la résolution de problématiques administratives ponctuelles

QUALIFICATIONS RECHERCHÉES

• Diplôme d'études collégiales en bureautique, en administration ou toute autre formation ou expérience pertinente
• Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit et solides habiletés en communication
• Maîtrise des outils informatiques (suite Microsoft Office, Adobe et Canva)
• Rigueur et bonne capacité d'analyse
• Très grande autonomie, capacité de prendre des initiatives significatives, notamment en lien avec le développement et la structuration du poste
• Excellent sens de l'organisation et de la planification
• Capacité à travailler sous pression, à gérer les priorités et à livrer un travail de qualité dans des délais serrés
• Capacité à rédiger efficacement divers types de documents, rapports et présentations
• Aptitude à travailler en équipe
• Capacité à évoluer dans un environnement multitâche et à faire preuve de flexibilité
• Faire preuve de jugement et de discrétion

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Régime d'assurances collectives et fonds de pension
• Trois semaines de vacances payées dès la première année
• Congés supplémentaires payés du 25 décembre au 2 janvier inclusivement
• Dix jours de congés de maladie par année
• Plusieurs autres avantages selon les politiques des deux organisations

Poste à pourvoir dans les meilleurs délais. Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae et une lettre de motivation à l'attention de Caroline Parent, responsable des ressources humaines à l'adresse courriel :  Le masculin est utilisé à titre générique uniquement pour simplifier la lecture et inclut toutes les identités de genre.

• Français parlé et écrit - Élevé

• Sens de l’initiative