Adjoint.e administratif.ve

À la Communauté métropolitaine de Québec (CMQuébec), nous croyons que l’excellence repose sur un juste équilibre entre des défis professionnels stimulants et un milieu de travail humain, collaboratif et mobilisateur. Chaque projet que nous réalisons contribue à façonner une région plus prospère, durable et inclusive, et chaque membre de notre équipe joue un rôle essentiel dans cette mission.

Vous vous distinguez par votre rigueur, votre discrétion, votre jugement et votre maîtrise supérieure du français écrit ? Vous aimez veiller à la qualité des documents officiels, orchestrer des suivis administratifs avec précision et contribuer au bon fonctionnement d’instances décisionnelles ? Vous pourriez être la personne que nous recherchons.

Sous l’autorité de la directrice générale et de la directrice des affaires corporatives et juridiques, selon la nature des dossiers, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif spécialisé au greffe, aux instances et à la direction générale.

Elle contribue également aux processus administratifs liés aux ressources humaines, aux ententes et contrats ainsi qu’à la gestion documentaire. Elle effectue la révision linguistique de différents documents produits par l’organisation.

En collaboration étroite avec l’autre personne adjointe à la direction, elle participe au bon fonctionnement administratif de l’organisation et assure, lorsque requis, la continuité des principales fonctions de soutien.

• Soutenir la secrétaire corporative dans la préparation des séances du conseil et du comité exécutif ainsi que, lorsque requis, d’autres instances ou rencontres d’élus.
• Réviser le texte et la conformité administrative des rapports décisionnels, puis mettre en ligne les rapports, leurs annexes et les autres documents destinés aux élus.
• Effectuer les suivis administratifs requis à la suite des séances, notamment pour les procès-verbaux, résolutions, règlements, avis publics, signatures, archives officielles et mises à jour du site Internet.
• Planifier et organiser les rencontres impliquant des personnes élues, en collaboration avec leurs équipes, et organiser leurs déplacements lorsque requis.
• Soutenir la secrétaire corporative dans les tâches administratives liées aux appels d’offres et aux demandes d’accès à l’information.
• Assurer le cheminement pour signature des ententes, contrats et autres documents officiels, tenir les registres appropriés et conserver les versions officielles.
• Contribuer à l’application du plan de classement et des pratiques de gestion documentaire, soutenir les membres de l’équipe et effectuer les opérations de classement, de déclassement et d’archivage confiées.
• Assurer le soutien administratif aux processus de recrutement, à l’accueil des nouveaux membres du personnel, aux appréciations de rendement, aux périodes de probation et au suivi des mouvements de personnel.
• Tenir à jour les dossiers, registres, tableaux et autres outils administratifs relatifs aux ressources humaines, dans le respect des règles de confidentialité.
• Soutenir la direction générale dans la gestion de certaines correspondances, de la boîte courriel générale, des agendas, des rencontres et des suivis découlant des décisions du comité de direction.
• Fournir un soutien administratif aux gestionnaires et aux membres de l’équipe professionnelle et collaborer avec l’autre personne adjointe afin d’assurer la continuité des principales fonctions administratives.
• Effectuer la révision linguistique de documents administratifs, institutionnels et décisionnels afin de contribuer à la qualité du français des communications et des documents officiels.

• Maîtrise supérieure…