Secrétaire-réceptionniste - Clinique universitaire de kinésiologie et thérapie du sport

Secrétaire-réceptionniste - Clinique universitaire de kinésiologie et thérapie du sportResponsabilités

• Cette personne effectue différentes tâches relatives au service à la clientèle, elle accueille et fournit des renseignements généraux aux clients.
• Elle assure un soutien administratif au personnel et aux stagiaires de la clinique.
• Elle s’assure que l’information sous sa responsabilité circule adéquatement entre tous les intervenants dans un esprit de collaboration.
• Accueille et dirige les clients
• Donne des renseignements concernant les services offerts, les politiques et les règlements en vigueur à la clinique
• Distribue les permis de stationnement.
• Reçoit, répond et transmet les appels téléphoniques
• Prend note des messages et les transmet aux personnes concernées
• Gère la boîte vocale de la clinique.
• Prend, consulte, confirme et modifie les rendez-vous des clients.
• Attribue les salles et assure le respect de l’horaire durant la journée.
• Informe les intervenants de la clinique des changements de dernière minute sur les rendez-vous des clients.
• Recueille les informations nécessaires à l'ouverture et à la mise à jour des dossiers des clients et effectue les entrées de données correspondantes.
• Vérifie l’admissibilité des patients aux services de la clinique.
• Gère et met à jour les listes d’attente.
• Offre un soutien aux stagiaires et aux superviseurs en les renseignant sur les procédures et les outils de la clinique.
• Rédige la correspondance relative à son travail, effectue la saisie, la mise en page et le traitement de textes nécessaires à la production de lettres, rapports, formulaires, etc.
• Assume la responsabilité de la caisse, perçoit les honoraires, prépare les dépôts et les états de compte.
• Effectue un suivi des comptes à recevoir.
• Émet les reçus aux fins d'impôts et d’assurances.
• Reçoit, complète et transmet différents formulaires, documents, produits et échantillons biologiques, etc.
• Vérifie l’exactitude des données apparaissant sur les documents comptables, administratifs ou relatifs aux études et y apporte les corrections lorsque requis en respectant les directives établies.
• Compile diverses statistiques.
• Peut assumer la responsabilité de l’ouverture et/ou de la fermeture de la clinique.
• Distribue et voit au renouvellement du matériel, des dépliants publicitaires, des formulaires et autres documents d'information.
• Reçoit, date, trie, distribue et expédie le courrier.
• Prévoit les besoins en fournitures de bureau et effectue les commandes.
• Effectue le classement de documents et applique la procédure d'archivage.
• Contribue à l'élaboration et à l'implantation des procédures et des outils nécessaires à la réalisation des activités de son secteur.
• Informe les personnes concernées des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités et émet des recommandations.
• Peut être appelée à initier le travail et soutenir le nouveau personnel de son unité ou les personnes occupant la même fonction.
• Utilise les logiciels pertinents à son domaine d’activités.
• Utilise divers appareils tels que photocopieur, numériseur, terminal de paiement, etc.
• Peut être appelée à effectuer les appels de service, lorsque requis.
• Peut accomplir les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une personne salariée occupant cette fonction.

• Professionnel

Lieu de travail :
Trois-Rivières

Domaine d'étude : DEP en secrétariat, AEC en bureautique

Nombre d'années d'expérience requises : 1

Nombre d'heures par semaine : 15

Salaire horaire : 29,09 à 34,50

Horaire de travail :
Soir

Statut de l'emploi:
Temps partiel, Permanent

Date d'entrée en fonction : à déterminer

Informations additionnelles : 15h/semaine, horaire de soir ou selon les besoins de la Clinique. Horaire de la Clinique : 8h30 à 21h30