Adjointe ou adjoint à l’administration

Adjoint
· e à l’administration
Les Loisirs du Trait-Carré est un organisme à but non lucratif actif en loisirs et en animation dans le secteur de Charlesbourg. Nous offrons une programmation diversifiée d’activités sportives, culturelles et récréatives destinée aux jeunes, aux familles et à l’ensemble de la communauté. Notre équipe contribue à faire vivre un milieu dynamique et accessible, particulièrement à travers une programmation estivale active.

Informations sur le poste
Lieu :
Capitale-Nationale (Loisirs du Trait-Carré)

Type de poste : temps plein, permanent

Horaire : 35 h/semaine, horaire de jour, possibilité soirs et fins de semaine selon les activités

Entrée en poste : fin novembre 2026

Salaire : 20 $ à 23,50 $/heure (selon expérience)

Supérieur.e immédiat.e :
Direction générale

Avantages sociaux : stationnement gratuit, assurances collectives, RVER, congés maladies/personnels, fériés

Objectif du poste
La personne joue un rôle central dans l’accueil des personnes citoyennes, la gestion des inscriptions, le traitement des demandes de location, le suivi administratif des activités ainsi que la circulation de l’information entre les différents secteurs de l’organisation.

Elle contribue à assurer un service professionnel, efficace et cohérent auprès de la population, tout en soutenant l’équipe dans la réalisation des activités et services offerts par l’organisme.

RESPONSABILITÉS
Service à la clientèle

Répondre aux appels, courriels et demandes d’information

Accueillir et accompagner la clientèle dans leurs démarches

Informer la clientèle concernant les activités, services et installations

Assurer le suivi des demandes et orienter les personnes vers les bonnes ressources au besoin

Intervenir avec professionnalisme lors de situations complexes ou d’insatisfaction

Gestion des locations

Recevoir et traiter les demandes de location de salles et terrains sportifs

Effectuer les réservations et assurer les suivis nécessaires auprès de la clientèle

Préparer la documentation et la facturation associées aux locations

Transmettre les informations pertinentes aux équipes concernées

Appliquer les politiques et procédures de location de l’organisme

Inscriptions et dossiers des personnes participantes

Effectuer les inscriptions aux différentes activités de l’organisme

Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers des personnes participantes

Traiter les modifications, annulations et demandes de remboursement selon les procédures établies

Produire les listes et informations nécessaires aux responsables d’activités

Collaborer avec les différents secteurs afin d’assurer l’exactitude des informations

Soutien administratif

Préparer, classer et assurer le suivi de documents administratifs

Effectuer les suivis des comptes clients et des paiements

Contribuer à la préparation de différents documents administratifs

Qualifications

Formation collégiale ou universitaire dans un domaine pertinent au poste

Toute combinaison pertinente de formation et d’expérience sera considérée

Expérience en administration et en service à la clientèle

Expérience en gestion d’inscriptions, de réservations ou de dossiers administratifs, un atout

Expérience dans un milieu communautaire, municipal ou OBNL, un atout

Bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique (Suite Office, Qidigo, etc.)

Profil recherché

Personne dynamique, positive et à l’aise d’interagir avec différents publics

Possède un excellent sens du service à la clientèle et aime créer une expérience positive pour la clientèle

Fait preuve d’initiative, apprend rapidement et s’approprie facilement de nouvelles procédures et de nouveaux outils

Est organisée, rigoureuse et capable de gérer plusieurs demandes simultanément

Est capable d’appliquer les politiques et procédures avec constance

Est autonome tout en aimant travailler en équipe

Se adapte facilement à un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement

A envie de contribuer concrètement au fonctionnement et à l’amélioration de l’organisme