Adjoint.e administratif.ive et réceptionniste

Sous la responsabilité de la direction principale des finances et des services généraux, la personne titulaire du poste assure l’accueil, la réception ainsi que le soutien administratif de l’organisation. Elle joue un rôle clé dans le bon fonctionnement des opérations quotidiennes et dans l’expérience offerte aux membres, visiteurs et employés.

Principales responsabilités
Accueil et réception

Accueillir les visiteurs au bureau de Québec

Répondre aux appels, les diriger et prendre les messages

Gérer la boîte courriel générale de l’organisation

Recevoir, trier et distribuer le courrier (postal et messagerie)

Assurer la réception et l’envoi des livraisons

Coordonner le calendrier des salles de réunion (Montréal et Québec)

Effectuer diverses tâches administratives (courriels, numérisation, envois)

Soutenir la direction générale dans certains envois massifs

Maintenir à jour les listes de contacts et les outils de communication interne (Outlook, Teams)

Mettre à jour les systèmes de réception et le système téléphonique IP

Soutien aux ressources matérielles

Assurer la gestion du local de fournitures (bureau de Québec)

Suivre l’inventaire et effectuer les commandes nécessaires

Procéder aux achats courants (fournitures, café, etc.)

Veiller à la propreté et à l’ordre des espaces communs

Soutien aux membres

Assurer l’envoi de documents aux membres (certificats, formulaires, conventions, etc.)

Soutien aux événements

Participer à l’organisation et à la logistique des événements

Préparer et imprimer le matériel nécessaire (ex. : porte-noms, documents)

Assurer un soutien lors des événements (accueil, inscriptions, coordination)

Collaborer avec les équipes responsables des activités et partenariats

Profil recherché

AEC en bureautique ou en coordination administrative

Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)

Expérience en service à la clientèle ou en soutien administratif

Excellentes habiletés en communication et sens du service

Sens de l’organisation, rigueur et autonomie

Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

Relations de travail

Supérieur immédiat :
Direction principale des finances et services généraux

Lieu de travail :
Bureau de Québec

Collaborations :
Ensemble du personnel de l’ACRGTQ

Avantages sociaux

Remboursement des frais de kilométrage pour les déplacements justifiés dans le cadre de vos fonctions

Remboursement des frais encourus dans le cadre de vos fonctions, sur présentation de pièces justificatives (repas, hébergement, etc.) – politique de remboursement des frais.

Deux semaines de congé payées pour la période des Fêtes (dates déterminées par le calendrier de la convention collective de l’industrie de la construction).

Assurances collectives payées à 100% par l’ACRGTQ, à partir de la période d’attente de trois mois. Un plan individuel ou familial est disponible.

Paiement de la formation en lien avec votre poste payé à 100% par l’ACRGTQ. L’approbation du supérieur immédiat doit être obtenue avant la demande d’inscription aux formations.

REER collectif - une contribution dans un REER collectif sera faite après une année de service à l’ACRGTQ, selon la grille de contribution.

Paiement de la cotisation professionnelle, si applicable à votre poste et selon votre formation.