Adjoint administratif​/adjointe administrative

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Poste(s) à combler

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Principales fonctions
Sous la responsabilité de la direction générale, la personne titulaire du poste soutient l’organisme dans la réalisation de ses activités administratives, financières et de communication. Elle contribue aux suivis administratifs et comptables, à la tenue de livres de base, au soutien à la reddition de comptes, aux demandes de financement, à la gestion du site web et des médias sociaux, ainsi qu’à l’accueil et au suivi administratif des bénévoles.

Elle peut également appuyer les différentes équipes dans la réalisation d’activités, de projets ou de tâches opérationnelles selon les besoins de l’organisme. Par son sens de l’organisation, sa rigueur et sa discrétion, elle participe activement à l’efficacité administrative, au soutien de l’équipe et au rayonnement de La Bouffe du Carrefour.

MISSIONs ET RESPONSABILITÉS
Assurer le soutien administratif, comptable et budgétaire de l’organisme (Proportion de temps estimé: 60%)

Effectuer les suivis administratifs courants selon les priorités établies par la direction générale

Assurer la tenue de livres de base et les suivis dans Quick Books

Contribuer à la préparation, au classement et à la mise à jour des documents administratifs de l’organisme

Appuyer la direction générale dans la collecte, l’organisation et le suivi des informations nécessaires à la gestion administrative

En collaboration avec la direction générale, assurer le suivi administratif des informations budgétaires de l’organisme

Participer à la création, la mise à jour et l’amélioration de documents internes, politiques, procédures ou outils, en collaboration avec la direction générale

Peut être appelée à agir comme personne-ressource en absence de la direction générale

Soutenir les demandes de financement et la reddition de comptes (Proportion de temps estimé: 25%)

Soutenir la direction générale dans la préparation des demandes de subvention et des documents requis

Rassembler les pièces justificatives, données et informations nécessaires aux suivis avec les bailleurs de fonds et partenaires

Contribuer à la rédaction, la mise en page et la préparation des rapports de reddition de comptes

Assurer un suivi administratif des échéanciers liés aux demandes de financement et aux redditions de comptes

Maintenir une organisation rigoureuse des dossiers, particulièrement en lien avec le financement

Assurer la gestion opérationnelle des médias sociaux, du site Internet et de l’image corporative (Proportion de temps estimé: 10%)

Assurer la gestion des médias sociaux de l’organisme, incluant la préparation, la planification, la publication et le suivi des contenus, selon les orientations établies

Réaliser et diffuser des publications ou campagnes simples sur les réseaux sociaux, en appui aux activités, projets et besoins de l’organisme

Agir à titre de personne-ressource pour le site Internet, en assurant la coordination et la mise à jour, l’ajout ou la modification du contenu

Veiller à la cohérence de l’image corporative dans les communications et le matériel promotionnel de l’organisme, notamment par l’application de la charte graphique

Soutenir l’accueil, l’intégration et le suivi administratif des bénévoles (Proportion de temps estimé: 5%)

Accueillir les personnes bénévoles souhaitant s’impliquer au sein de l’organisme

Participer à l’intégration des bénévoles et des groupes corporatifs, notamment par la présentation de l’organisme et la visite des lieux

Orienter les bénévoles vers les membres de l’équipe désignés

Collaborer avec la direction générale et les responsables internes afin de faciliter l’implication des bénévoles dans l’organisme

Maintenir une organisation…