Adjoint administratif​/adjointe administrative

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Sous la responsabilité de la direction générale, la personne titulaire du poste soutient l’organisme dans la réalisation de ses activités administratives, financières et de communication. Elle contribue aux suivis administratifs et comptables, à la tenue de livres de base, au soutien à la reddition de comptes, aux demandes de financement, à la gestion du site web et des médias sociaux, ainsi qu’à l’accueil et au suivi administratif des bénévoles.

Elle peut également appuyer les différentes équipes dans la réalisation d’activités, de projets ou de tâches opérationnelles selon les besoins de l’organisme. Par son sens de l’organisation, sa rigueur et sa discrétion, elle participe activement à l’efficacité administrative, au soutien de l’équipe et au rayonnement de La Bouffe du Carrefour.

• Effectuer les suivis administratifs courants selon les priorités établies par la direction générale
• Assurer la tenue de livres de base et les suivis dans Quick Books
• Contribuer à la préparation, au classement et à la mise à jour des documents administratifs de l’organisme
• Appuyer la direction générale dans la collecte, l’organisation et le suivi des informations nécessaires à la gestion administrative
• En collaboration avec la direction générale, assurer le suivi administratif des informations budgétaires de l’organisme
• Participer à la création, la mise à jour et l’amélioration de documents internes, politiques, procédures ou outils, en collaboration avec la direction générale
• Peut être appelée à agir comme personne-ressource en absence de la direction générale

• Soutenir la direction générale dans la préparation des demandes de subvention et des documents requis
• Rassembler les pièces justificatives, données et informations nécessaires aux suivis avec les bailleurs de fonds et partenaires
• Contribuer à la rédaction, la mise en page et la préparation des rapports de reddition de comptes
• Assurer un suivi administratif des échéanciers liés aux demandes de financement et aux redditions de comptes
• Maintenir une organisation rigoureuse des dossiers, particulièrement en lien avec le financement

• Assurer la gestion des médias sociaux de l’organisme, incluant la préparation, la planification, la publication et le suivi des contenus, selon les orientations établies
• Réaliser et diffuser des publications ou campagnes simples sur les réseaux sociaux, en appui aux activités, projets et besoins de l’organisme
• Agir à titre de personne-ressource pour le site Internet, en assurant la coordination et la mise à jour, l’ajout ou la modification du contenu
• Veiller à la cohérence de l’image corporative dans les communications et le matériel promotionnel de l’organisme, notamment par l’application de la charte graphique

• Accueillir les personnes bénévoles souhaitant s’impliquer au sein de l’organisme
• Participer à l’intégration des bénévoles et des groupes corporatifs, notamment par la présentation de l’organisme et la visite des lieux
• Orienter les bénévoles vers les membres de l’équipe désignés
• Collaborer avec la direction générale et les responsables internes afin de faciliter l’implication des bénévoles dans l’organisme
• Maintenir une organisation…