Coordonnatrice ou coordonnateur d'activités

Description du poste

Le Vice-décanat aux études médicales postdoctorales est un secteur où transitent beaucoup d’étudiants de la Faculté. Durant toute leur formation, les résidents (étudiants) en médecine doivent effectuer des stages dans les différents milieux d’enseignement de l’Université Laval. Ce vice-décanat est responsable de la gestion des études de plus de 54 programmes et plusieurs formations complémentaires.

En collaboration avec les directions de programmes des études médicales postdoctorales, la personne coordonne la planification, la réalisation et l’évaluation des événements des programmes et du vice-décanat (cérémonie de fin de formation, accueil des nouveaux résidents, salon des programmes, visite d’Agrément, etc.) de même que l’organisation des cours et des examens pratiques et théoriques nécessaires à la réussite des étudiants. Elle assure une gestion des opérations et développe les outils pour assurer un bon fonctionnement en collaboration avec les autres intervenants.

• Coordonner le calendrier global du vice-décanat aux études médicales postdoctorales et assurer sa mise à jour;
• Coordonner divers événements de programme et du VDEMP (planification, organisation, déroulement, évaluation);
• Coordonner la logistique (horaires, déplacement, repas, etc.) entourant les visites et les pratiques de visite d’Agrément;
• Analyser et traiter les demandes et besoins des résidents et directions de programme relatives aux examens et aux événements des programmes conformément aux règles établies (exemple règles financières et budgétaires);
• Établir et maintenir des liens avec des organisations, des partenaires et des fournisseurs et négocier des partenariats, des ententes et des arrangements au besoin (ex. gestion des soumissions pour un traiteur pour un événement);
• Effectuer un suivi rigoureux des échéanciers relatifs à la tenue des cours, des examens, des événements et des autres activités;
• Lors de la tenue des activités, identifier les difficultés, en évaluer les conséquences et proposer des solutions afin d’améliorer le fonctionnement des processus (événements, examens, cours, etc.);
• Effectuer les demandes de réservation de locaux et de matériel pour la tenue des activités et événements de formation;
• Coordonner le montage et la logistique des ressources (incluant les surveillants d’examen) lors des examens et des activités pour les programmes de résidence;
• Coordonner les mesures d’accommodements lorsque nécessaire;
• Superviser le personnel ou le matériel lors des activités afin de s’assurer du bon déroulement;
• Gestion des accès nécessaires à la tenue et à la participation des activités de formation;
• Préparer les rapports d’événements relatifs aux activités conformément aux exigences des programmes de résidence (peut inclure la rédaction de communiqués, statistiques, nouvelles ou document de promotion liés à un événement);
• Coordonner le processus de gestion des bourses postdoctorales (affichage, promotion, sélection, paiement) en collaboration avec le service de développement philanthropique facultaire;
• Coordonner le processus de formation obligatoire ACLS pour les nouveaux résidents;
• Coordination de projets d’amélioration continue des opérations de l’équipe compatibles avec la fonction et la capacité selon le calendrier des activités.

• Une connaissance de l’anglais fonctionnel parlé et écrit sera un atout.

la personne peut être appelée à travailler en dehors des heures régulières (Exemple événements en soirée).

Coordonnatrice ou coordonnateur d'activités

Sous réserve de l’appréciation des compétences, toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente et pertinente pourra être considérée.

Grade universitaire de 1er cycle dans une discipline appropriée et deux (2) années d’expérience pertinente.

• Positionnement salarial concurrentiel déterminé en vertu des échelles salariales, selon l’expérience pertinente reconnue et la scolarité.
• Régime de retraite à prestations déterminées des plus concurrentiels, incluant des cotisations de l’employeur de l’ordre de 8,5% et employé de 7,8%
• Pro…