Secrétaire

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.

-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).Faculté des sciencesDépartement de physique, Institut spatial Trottier Contrat d'un an Pourquoi vous joindre à nous?

Joignez-vous à un environnement de recherche dynamique en appui à la direction de l’Institut spatial Trottier. Ce poste offre l’occasion de contribuer au bon fonctionnement d’un institut de recherche de premier plan tout en collaborant avec des membres du corps professoral, des étudiant
· e·s, des chercheur
· euse·s et des partenaires de l’ensemble de la communauté mcgilloise.

Pour en savoir plus sur l’Institut spatial Trottier .Sommaire du poste:

La personne titulaire du poste offre un soutien administratif complet à la directrice ainsi qu’aux membres de l’Institut spatial Trottier (TSI), notamment en coordonnant l’administration de bureau, les réunions, les événements, les processus liés aux bourses et les communications, tout en agissant à titre de principale personne-ressource pour le corps professoral, les étudiants, les visiteurs et les partenaires externes. Elle veille au bon déroulement des activités quotidiennes de l’Institut grâce à une organisation efficace, une gestion rigoureuse des dossiers et un soutien administratif de qualité.

Administration générale

Agir comme premier point de contact pour les visiteurs et les nouvelles personnes arrivant au TSI, et leur remettre un guide du visiteur.

Maintenir à jour le répertoire du TSI dans les documents internes et sur le site Web. Mettre à jour la version imprimée une fois par an. Veiller à ce que la liste des membres affichée sur le site Web soit à jour, y compris les photos. Mettre à jour les plaques signalétiques des bureaux.

Agir à titre d’administratrice ou d’administrateur à l’accueil du TSI en fournissant de l’information aux personnes qui téléphonent ou se présentent sur place. Déterminer l’objet de l’appel ou de la visite et diriger les personnes vers le ou les membres appropriés du TSI.Agir comme principale personne-ressource pour les signalements liés à l’immeuble (p. ex., réparations requises, problèmes de propreté, mobilier non désiré, courrier destiné à d’anciens occupants).

Signaler les problèmes à la direction de l’immeuble de physique ou prendre les mesures appropriées en collaboration avec les services des installations de l’Université. Assurer le suivi des demandes soumises au service des installations et contribuer aux initiatives visant à maintenir les locaux du TSI en bon état.

Tenir à jour le répertoire des postes de travail et des bureaux attribués, et collaborer avec l’agente ou l’agent administratif du Département de physique concernant l’attribution des espaces. Assumer la responsabilité des clés des bureaux situés au 3550, rue University.

Planifier les réunions du corps professoral du TSI et assister la direction dans ses communications avec les membres professoraux, au besoin. Rédiger et distribuer les procès-verbaux des réunions.

Soutenir la direction et l’administratrice ou l’administrateur de programme dans leurs activités liées au TSI, notamment la planification de réunions et les échanges avec des groupes ou partenaires externes.

Maintenir une liste des événements, séminaires et autres activités pouvant intéresser les membres du TSI, et en assurer la promotion au moyen d’affiches et d’un courriel hebdomadaire présentant les activités à venir.

Or…