Assistant.e Administratif & Technique

Description Construisez avec nous la suite de PHIDA.PHIDA est un groupe familial suisse en pleine évolution, actif depuis 1931 dans les métiers de la construction et de l’enveloppe du bâtiment. Aujourd’hui, le Groupe réunit près de 70 sociétés et 700 collaborateurs en Suisse romande, avec des expertises allant de l’étanchéité à la ferblanterie-couverture, en passant par la façade, la résine, le sanitaire et la construction métallique.

Notre force ? Une expertise solide, une vraie proximité avec le terrain et l’envie de continuer à avancer.

Dans le cadre du développement de notre activité Étanchéité à Renens, nous recherchons une personne qui souhaite former un binôme avec notre Assistante actuelle et être un support pour notre équipe technique.

Nous proposons un contrat CDD de 9 mois avec une possibilité de passer en fixe.

Missions Votre missionVéritable soutien administratif et technique de l’agence, vous contribuez au bon déroulement des activités quotidiennes et facilitez le travail des conducteurs de travaux, calculateurs et responsables.

En lien étroit avec les équipes opérationnelles et la direction, vous assurez le suivi administratif des dossiers, de la demande initiale jusqu’à la facturation. Votre organisation, votre réactivité et votre sens du service permettent de traiter les demandes efficacement et de garantir une bonne circulation des informations.

Concrètement, vous allez :

Assurer l’accueil et la communication : gérer les appels téléphoniques, orienter les interlocuteurs vers les bonnes personnes et traiter les courriers ainsi que les e-mails.

Gérer les dossiers administratifs et techniques : créer et mettre à jour les dossiers, organiser les rendez-vous et assurer le suivi des documents nécessaires aux équipes.

Préparer les offres et soumissions : constituer les dossiers, rassembler les informations et documents requis et participer à la préparation des soumissions.

Assurer le suivi des contrats et mandats : établir les contrats d’entretien, gérer les bons de gérance et assurer le suivi des devis et mandats.

Participer à la facturation : préparer les factures de chantier, qu’il s’agisse de factures simples, de situations intermédiaires ou de factures finales.

Assurer le suivi documentaire : classer, retrouver et regrouper les documents et rapports afin de garantir des dossiers complets et facilement accessibles.

Collaborer avec les équipes : récolter les informations nécessaires auprès des collaborateurs, assurer le suivi des demandes et faciliter la coordination entre les différents interlocuteurs.

Contribuer à l’amélioration des processus : identifier les possibilités de simplification et participer à l’optimisation des méthodes de travail.

Profil Votre profil

Nous recherchons avant tout une personne avec, capable de prendre des décisions, de créer une dynamique et de faire avancer les choses.

Vous disposez idéalement de :

CFC employée de commerce ou une formation équivalente.
5 ans d'expérience dans un environnement technique, idéalement dans la construction.

Une bonne compréhension des devis, soumissions et processus de facturation de chantier.

Une aisance avec les chiffres et les documents administratifs.

Une bonne maîtrise des outils informatiques, notamment MS Office.

Une excellente capacité d’organisation.

Un bon relationnel et une communication claire, aussi bien au téléphone que par é l’autonomie, de la réactivité et un véritable esprit d’équipe.

Ce qui fera la différence

Au-delà du CV, nous recherchons une personne qui :

Aime quand les choses avancent.

Vous êtes réactif
· ve, vous prenez les demandes en main et veillez à leur donner suite dans les délais.

Est à l’aise avec la polyvalence.

Entre les appels, les dossiers, les soumissions et la facturation, vous savez passer d’une…