Analyste des comptes fournisseurs

Ce poste soutient la fonction des comptes fournisseurs en traitant les factures des fournisseurs, les écarts liés aux bons de commande (PO) et les remboursements de dépenses des employés afin d’assurer des paiements exacts, complets et effectués en temps opportun, conformément aux procédures, politiques et contrôles internes établis.

Vous devrez :

• Traitement des factures, des dépenses et des paiements (fournisseurs et dépenses)

• Examiner et valider les factures des fournisseurs pour en assurer l’exactitude, l’approbation, la codification et la conformité.

• Vérifier les notes de frais des employés (T&E) afin de s’assurer qu’elles respectent la politique de déplacement et de représentation (T&E) de Staples, que la documentation requise est fournie et que les demandes (y compris les taxes et les pourboires) sont correctement soumises et codifiées.

• Traiter les transactions des comptes fournisseurs (y compris les demandes de paiement, les téléchargements Excel et les formulaires de débit/crédit) selon les procédures établies, en veillant à leur exactitude et à leur exhaustivité.

• Enquêter sur les exceptions et les écarts et les résoudre, notamment les divergences liées au rapprochement des bons de commande, à la réception ou aux retours aux fournisseurs (RTV), en collaboration avec les équipes internes au besoin.

• Effectuer la vérification des lots et maintenir les dossiers des comptes fournisseurs en téléchargeant et en classant la documentation conformément aux exigences de conservation et d’imagerie documentaire.

• Préparer les rapports fournisseurs nécessaires au traitement des paiements par virement électronique, selon le cas.

• Lorsque requis, préparer les chèques pour distribution conformément aux contrôles établis et aux demandes de traitement d’exception.

• Préparer les écritures de journal liées aux activités des comptes fournisseurs et soutenir les activités de clôture mensuelle et annuelle (y compris le respect des échéanciers de soumission des factures et l’analyse des écarts), conformément aux procédures établies.

• Analyser les écarts liés aux taxes et préparer les écritures d’ajustement pour examen et approbation avant leur traitement.

• Effectuer le rapprochement des relevés des fournisseurs assignés, identifier les écarts et coordonner leur résolution avec les fournisseurs et les parties prenantes internes.

• Répondre aux demandes de renseignements concernant les comptes fournisseurs provenant des fournisseurs, des employés et des clients internes conformément aux lignes directrices de l’entreprise; assurer le suivi des éléments en suspens afin qu’ils soient résolus dans les meilleurs délais.

• Fournir des conseils aux clients internes concernant les exigences documentaires et les processus des comptes fournisseurs afin de favoriser un paiement exact et rapide des fournisseurs.

• Diplôme d’études postsecondaires en comptabilité, en finance ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Formation ou progression vers un titre professionnel en comptabilité (p. ex. parcours CPA), un atout.
• Plus de 2 ans d’expérience en comptes fournisseurs dans un environnement à volume élevé.
• Expérience en rapprochement de relevés fournisseurs et en résolution d’écarts.
• Expérience des processus et contrôles des comptes fournisseurs, notamment le traitement des factures, le rapprochement des bons de commande (correspondance à 2 ou 3 voies), la réception/retour fournisseur (RTV), la vérification des notes de frais (T&E) et le rapprochement des relevés fournisseurs.
• Maîtrise des systèmes financiers et de comptes fournisseurs (p. ex. Oracle AP, AS400/JDA, outils de flux de travail et d’imagerie documentaire) ainsi que de Microsoft Office (Excel avancé privilégié).
• Excellentes compétences analytiques et de résolution de problèmes pour enquêter sur les écarts, résoudre les problèmes grâce à un suivi approprié et à une documentation adéquate, et transmettre les dossiers complexes au besoin.
• Compréhension de base des concepts du grand livre général et des écritures comptables; capacité à préparer des écritures conformément aux procédures et contrôles établis.
• Grande attention aux détails, sens de l’organisation et excellentes aptitudes en communication pour gérer des échéanciers dans un environnement à volume élevé et interagir efficacement avec les clients internes et les fournisseurs.

• Rabais pour les associés
• Avantages sociaux médicaux et dentaires
• Primes au rendement
• Programmes d’apprentissage et de perfectionnement

• Catégorie d'emploi Finance, comptabilité et immobilier
• Horaire d'emploi Temps plein
• Salaire/taux salarial affiché $37,100 - $46,350