Coordonnateur; trice) des installations

Dans ce poste vous serez responsable du soutien à distance des opérations du réseau de magasins de Staples au Canada dans un environnement à volume élevé et en constante évolution. Vous planifierez et exécuterez une variété de projets complexes touchant plusieurs secteurs de l’entreprise, tout en agissant comme principal point de contact.

Le ou la coordonnateur( trice ) des installations assure une approche axée sur le service à la clientèle pour toutes les demandes liées aux installations. Cela comprend l’exécution de programmes et de services visant à maintenir nos sites prêts à accueillir les clients, opérationnels et efficaces. Le titulaire fournit également des rétroactions à la direction concernant les relations avec les fournisseurs, l’exécution des projets et le respect des budgets afin d’appuyer les opérations de nos établissements.

Ce rôle exige une grande autonomie, un excellent sens de l’organisation et la capacité de gérer plusieurs priorités simultanément.

Plus précisément, vous devrez :

Assurer de façon autonome l’exécution rapide de toutes les demandes de réparation et d’entretien provenant des sites de vente au détail en respectant les ententes de niveau de service (SLA).

Créer et gérer les bons de travail dans le système de gestion de maintenance (TMS), notamment en attribuant les niveaux de priorité appropriés, en sélectionnant les fournisseurs, en documentant précisément les problèmes et en assurant le suivi jusqu’à leur résolution.

Agir à titre d’expert(e) de contenu pour certains programmes ou catégories désignés par le gestionnaire (ex. : systèmes d’alarme, presses à carton).

Gérer le traitement des soumissions pour les programmes d’entretien et de réparation en effectuant des analyses historiques et financières, en obtenant les approbations requises et en fournissant des recommandations aux magasins.

Accuser réception des soumissions dans un délai de 2 jours ouvrables et les traiter (y compris les demandes de prix) dans un délai de 2 semaines.

Gérer les processus mensuels et trimestriels de rapprochement dans le système TMS, y compris l’analyse des bons de travail et des bons de commande ouverts et fermés.

Assurer le suivi auprès des fournisseurs et des équipes afin de garantir l’exactitude des données et la réalisation des travaux conformément aux échéanciers et aux budgets.

Gérer les évaluations de rendement des fournisseurs (indicateurs et rapports), communiquer les résultats aux équipes concernées et contribuer à la mise en place de mesures correctives lorsqu'e nécessaire.

Préparer et présenter à la direction des rapports sommaires sur les programmes de services, incluant des indicateurs de performance, des analyses et des recommandations visant à améliorer l’efficacité des programmes.

Créer et gérer des plans d’amélioration du rendement pour les fournisseurs qui ne respectent pas les modalités et conditions établies.

Analyser les indicateurs de performance mensuels et recommander des améliorations.

Fournir des commentaires à la direction concernant le rendement des fournisseurs.

Développer une excellente connaissance du portail des fournisseurs, promouvoir son adoption et contribuer à son amélioration continue.

Assurer la gestion de tous les programmes d’entretien préventif et de service des installations, incluant les fréquences, les portées de travaux et les limites de dépenses autorisées.

Comprendre les résumés de baux et les frais d’entretien des aires communes afin d’identifier des occasions de réduction des coûts.

Équilibrer efficacement les demandes urgentes, les courriels, les bons…