Clustersecretaris Buitenruimte

Breng jij overzicht, verbind je mensen en krijg je zaken voor elkaar? Als clustersecretaris Buitenruimte bij de gemeente Ridderkerk ben je de adviseur en sparringpartner van de clustermanager en teamleiders. Je duikt in financiële en organisatorische vraagstukken en zorgt dat plannen verder komen. Zo draag jij achter de schermen bij aan een veilige, aantrekkelijke en goed onderhouden buitenruimte.

Het Cluster Buitenruimte werkt dagelijks aan een veilige, aantrekkelijke en goed functionerende openbare ruimte. Van wegen, riolering en groen tot begraafplaatsen, speelplekken en andere voorzieningen in de buitenruimte. Dat vraagt om vakinhoudelijke kennis, een goede uitvoering én een sterke bedrijfsvoering.

Als clustersecretaris ondersteun je de clustermanager en de teamleiders bij financiële, organisatorische en clusterbrede vraagstukken. Je zorgt voor overzicht, brengt informatie bij elkaar en bewaakt afspraken en deadlines. Daarbij zorg je ervoor dat acties daadwerkelijk worden opgevolgd. Je werkt nauw samen met collega’s binnen het cluster, P&C en andere onderdelen van de organisatie.

Bij jou kunnen de clustermanager en teamleiders terecht als een vraagstuk moet worden uitgezocht, overzicht nodig is of verschillende partijen en belangen bij elkaar moeten worden gebracht.

Je werkzaamheden zijn breed en bevinden zich op het snijvlak van planning & control, bedrijfsvoering en clusterbrede coördinatie.

Je speelt een belangrijke rol in de planning- en controlcyclus binnen het cluster. Je zorgt dat de benodigde informatie op tijd beschikbaar is en dat acties bij budgetverantwoordelijken en andere betrokken collega’s worden uitgezet en opgevolgd.

Je houdt je onder andere bezig met:

• het coördineren van de interne planning voor P&C-documenten;
• het uitzetten en bewaken van acties bij budgetverantwoordelijken;
• het opstellen en bijhouden van financiële overzichten;
• het beoordelen van financiële toelichtingen op inhoud en formulering;
• het bewaken van budgetten, kredieten en de voortgang daarvan;
• het signaleren van financiële ontwikkelingen, afwijkingen en aandachtspunten;
• het voorbereiden van financiële gesprekken en overleggen;
• het ondersteunen van de clustermanager en de teamleiders bij de voorbereiding en bespreking van P&C-documenten.

Hierbij werk je nauw samen met P&C en andere collega’s binnen de organisatie. Samen zorgen jullie ervoor dat financiële ontwikkelingen tijdig in beeld zijn en dat het cluster daarop kan handelen.

Een belangrijk onderdeel van je functie is het ondersteunen en coördineren van onderwerpen die meerdere teams binnen het Cluster Buitenruimte raken.

Je brengt structuur aan, maakt afspraken concreet en bewaakt de voortgang. Je stelt bijvoorbeeld een plan van aanpak en een interne planning op, zet acties uit en zorgt dat betrokken collega’s weten wat van hen wordt verwacht.

Je kunt worden ingezet bij onderwerpen zoals:

• clusterbrede verbeter- en veranderopgaven;
• ombuigingen en de financiële vertaling daarvan;
• formatie- en capaciteitsvraagstukken;
• het opleidingsoverzicht en de aansluiting op beschikbare budgetten;
• bedrijfsvoeringsvraagstukken;
• het verzamelen en ordenen van managementinformatie;
• het voorbereiden van overzichten en analyses voor de clustermanager en de teamleiders;
• andere onderwerpen waarbij meerdere teams of disciplines binnen het cluster betrokken zijn.

Je hebt een actieve rol in het bewaken van de voortgang. Je zoekt collega’s op, vraagt de benodigde informatie uit en spreekt mensen op een prettige en duidelijke manier aan wanneer afspraken of deadlines niet worden gehaald.

Ook bij bestuurlijke en clusterbrede vraagstukken speel je een belangrijke coördinerende rol.…