Executive Assistant

Als Executive Assistant in Rijswijk ben jij de rechterhand van de Managing Director. Je kent zijn agenda, prioriteiten en manier van werken en zorgt ervoor dat hij zijn tijd kan besteden aan de zaken die er echt toe doen.

Voor deze internationale organisatie zoeken wij een ervaren Executive Assistant die verder kijkt dan afspraken plannen en vergaderingen organiseren. Je denkt vooruit, filtert wat belangrijk is, bewaakt acties en creëert rust en overzicht in een dynamische werkomgeving. Je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar.

Ongeveer 75% van jouw tijd richt je je op de 1-op-1 ondersteuning van de Managing Director. Daarnaast ondersteun je de Finance Director bij werkzaamheden die beide directieleden raken, zoals gezamenlijke reizen, meetings en andere organisatorische zaken.

Je staat dicht bij de directie, maar midden in de organisatie. Daardoor heb je veel contact met collega's, HR, klanten, leveranciers en andere externe relaties.

Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatie rondom de Managing Director. Je weet wat er speelt, ziet aankomen wat aandacht nodig heeft en zorgt dat afspraken, informatie en acties op het juiste moment samenkomen.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren en strategisch plannen van de complexe agenda van de Managing Director;
• Stellen en bewaken van prioriteiten en voorkomen dat de agenda onnodig volloopt;
• Voorbereiden, organiseren en opvolgen van afspraken en vergaderingen;
• Verzorgen en coördineren van correspondentie en communicatie;
• Voorbereiden en verzamelen van informatie die de Managing Director nodig heeft;
• Coördineren van nationale en internationale reizen;
• Afstemmen van gezamenlijke reizen en afspraken van directieleden;
• Organiseren van teammeetings en gezamenlijke bijeenkomsten;
• Notuleren van de maandelijkse MT-vergadering en bewaken van actiepunten;
• Bewaken van deadlines, afspraken en openstaande acties;
• Ondersteunen bij administratieve werkzaamheden, waaronder contractbeheer en facturatie;
• Structureren en beheren van documentatie;
• Afstemmen met interne afdelingen, waaronder HR;
• Professioneel onderhouden van contacten met collega's, klanten, leveranciers en andere stakeholders;
• Meedenken over efficiëntere werkprocessen en het praktisch inzetten van digitale tools en AI.

De kracht van deze functie zit in de intensieve samenwerking met de Managing Director. Naarmate je elkaar beter leert kennen, weet jij steeds vaker wat er nodig is zonder dat dit uitgebreid hoeft te worden besproken.

Je beheert zijn agenda daarom niet alleen, maar stuurt actief mee op zijn tijd en prioriteiten. Je herkent wanneer een afspraak anders georganiseerd kan worden, ziet wanneer voorbereiding nodig is en bewaakt ook de balans in een drukke agenda.

Tegelijkertijd is je blik breder dan één directielid. Door je samenwerking met de Financieel Directeur en je contacten binnen de organisatie weet je wat er speelt en kun je verbanden leggen.

Ook nieuwe manieren van werken krijgen ruimte. Er wordt gewerkt met onder andere Microsoft Teams, Loop, Office en SharePoint en de organisatie onderzoekt actief hoe AI praktisch kan worden ingezet. Je hoeft daarin geen expert te zijn. Nieuwsgierigheid en de drive om je werk steeds slimmer te organiseren zijn belangrijker.

Dit is een functie voor een ervaren Executive Assistant die niet alleen goed organiseert, maar daadwerkelijk vooruitdenkt op directieniveau.

Je krijgt het vertrouwen om zelfstandig te handelen, verantwoordelijkheid te nemen en steeds meer als vaste rechterhand van de Managing Director te functioneren.