Medewerker bestuurs- en directiesecretariaat

Ben jij een ervaren professional die graag vooruitdenkt, goed kan schakelen en energie krijgt van een dynamische bestuurlijke omgeving?

Vind je het leuk om bestuur en directie optimaal te ondersteunen en ervoor te zorgen dat zij zich volledig kunnen richten op hun strategische en bestuurlijke taken? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Binnen de afdeling Bestuurlijk-Juridische Zaken is het bestuurs- en directiesecretariaat verantwoordelijk voor de ondersteuning van het Dagelijks Bestuur (DB) en het Directieteam van Waterschap Limburg.

We zijn op zoek naar een medewerker bestuurs- en directiesecretariaat
, die verschillende bestuurders en/of directieleden ondersteunt en flexibel inzetbaar is binnen het gehele secretariaat.

Je werkt als onderdeel van één team. Samen zorgen jullie voor een professionele, proactieve en betrouwbare ondersteuning van bestuur en directie. Onderling overleg en samenwerking zijn daarbij belangrijk, zodat werkzaamheden waar nodig van elkaar kunnen worden overgenomen.

Samen met je collega’s van het bestuurs- en directiesecretariaat ondersteun je het Dagelijks Bestuur (DB) en het Directieteam van Waterschap Limburg. Je bent de verbindende schakel tussen bestuur en directie, de interne organisatie en externe contacten.

Je anticipeert op wat bestuurders en directieleden nodig hebben en zorgt ervoor dat de juiste randvoorwaarden zijn georganiseerd. Daarbij combineer je een scherp gevoel voor bestuurlijke verhoudingen met een praktische en servicegerichte instelling.

• Het beheren en prioriteren van agenda’s van bestuurs- en directieleden, met oog voor strategische en bestuurlijke prioriteiten;
• Het voorbereiden, structureren en coördineren van vergaderingen, dossiers en besluitvorming, inclusief de benodigde interne afstemming;
• Het signaleren van knelpunten, kansen en behoeften en hierop proactief inspelen;
• Het fungeren als eerste aanspreekpunt en filter voor interne en externe contacten;
• Het bewaken van deadlines, toezeggingen en de opvolging van acties;
• Het ondersteunen bij communicatie (notities, presentaties en correspondentie);
• Het gezamenlijk oppakken van voorkomende werkzaamheden binnen het gehele bestuurs- en directiesecretariaat.

Als medewerker bestuurs- en directiesecretariaat is het belangrijk dat je niet alleen goed bent in organiseren en ondersteunen, maar ook vooruitkijkt, verbinding maakt en begrijpt wat er speelt in een bestuurlijke omgeving. De volgende competenties zijn daarbij belangrijk:

• Proactief en anticiperend vermogen
  – je ziet wat er nodig is voordat erom wordt gevraagd en speelt hier tijdig op in;
• Organisatiesensitiviteit
  – je begrijpt de dynamiek en verhoudingen binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en weet hier zorgvuldig mee om te gaan;
• Communicatieve vaardigheid
  – je communiceert helder, diplomatiek en overtuigend, zowel mondeling als schriftelijk;
• Plannen en organiseren
  – je stelt de juiste prioriteiten en behoudt het overzicht, ook wanneer verschillende zaken tegelijkertijd spelen;
• Discretie en integriteit
  – je gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met gevoelige informatie;
• Probleemoplossend vermogen
  – je denkt in oplossingen, signaleert knelpunten en kunt snel schakelen wanneer de situatie daarom vraagt;
• Samenwerken en verbinden
  – je werkt graag samen, onderhoudt relaties op verschillende niveaus en draagt bij aan een goede samenwerking binnen en buiten het secretariaat;
• Stressbestendigheid
  – je blijft rustig, zorgvuldig en effectief wanneer de werkdruk hoog is of situaties onverwacht veranderen.

• Ervaring in een bestuurlijke of politiek-bestuurlijke omgeving, bij voorkeur binnen de overheid;
• Kennis van en ervaring met…