Assistente di direzione; Executive Assistant & Operations Coordinator - Quointelligence srl

Position: Assistente di direzione (Executive Assistant & Operations Coordinator) - Quointelligence srl
Profilo Sede:
Roma Riporta a: CEO Tipo di contratto:
Part-time (25-30 ore/settimana), iniziali 6 mesi di somministrazione con agenzia. Possibilita di passaggio a full-time. Inquadramento tra 1 e 2 livello CCNL commercio Il ruolo Quointelligence srl e' una Startup innovativa nata nel 2020 con sedi in Italia, Germania e Spagna, specializzata in soluzioni di sicurezza avanzata. Offre servizi di Threat Intelligence as-a-Service, fornendo insight strategici e operativi per supportare decisioni informate.

Cerchiamo una persona che diventi il "secondo cervello" operativo del/della CEO: qualcuno che lo/la aiuti a decidere cosa fare e in che ordine, tenga sotto controllo gli impegni e faccia da interfaccia tra il/la CEO e il resto dell'azienda. Piu della meta del valore di questo ruolo e' leva operativa — prioritizzazione, gestione del calendario, follow-up interni, organizzazione delle trasferte — non lavoro amministrativo.

La posta e le fatture esistono, ma sono una parte minima. E' un ruolo in cui conta molto piu la qualita che la quantita di ore. Il profilo ideale unisce grande affidabilita, ottime capacita organizzative, solida esperienza di project management e una vera dimestichezza con gli strumenti di AI. Responsabilita Prioritizzazione e supporto esecutivo Aiutare il/la CEO a decidere su cosa concentrarsi e con quale priorita.

Gestire calendario e impegni, preparando ogni riunione come si deve. Tenere traccia delle azioni aperte e dei follow-up. Preparare sintesi, promemoria e note di briefing. Mettere in discussione le priorita quando serve e proteggere il tempo del/della CEO. Coordinamento interno Fare da interfaccia tra il/la CEO e il resto dell'azienda. Coordinare riunioni e follow-up tra i team e verificare che le azioni concordate vengano portate avanti.

Tenere gli stakeholder aggiornati con promemoria e comunicazioni. Supportare la preparazione delle riunioni di direzione e del board. Coordinamento delle trasferte Organizzare le trasferte in Italia e all'estero: voli, treni, alloggi e trasporti. Preparare itinerari dettagliati, con indicazioni precise su come arrivare a destinazione. Gestire in modo proattivo imprevisti e cambi di programma. Assistenza personale Supportare commissioni e attivita amministrative personali.

Amministrazione aziendale Una parte minore ma necessaria del ruolo:
Gestire la posta cartacea in entrata e in uscita (lettere, pacchi, corrieri). Rispondere al telefono della sede italiana quando necessario. Scansionare le fatture e inoltrarle all'area Finance. Supportare le attivita amministrative di Quo Intelligence SRL. Skill e Professionalita Indispensabili AI come competenza centrale: uso quotidiano di strumenti come ChatGPT (o Claude, Gemini), capacita di costruire workflow, produrre sintesi, organizzare informazioni e imparare in fretta nuovi strumenti.

Italiano madrelingua o fluente. Inglese professionale Solide competenze ed esperienza di project management. Capacita di lavorare in autonomia con supervisione minima. Massima discrezione e riservatezza. Preferenziali Esperienza pregressa come Executive Assistant a supporto di founder, dirigenti o imprenditori — preferibile rispetto a un profilo da office manager tradizionale. Spagnolo o tedesco. Esperienza in startup o aziende in rapida crescita. Esperienza con strumenti di produttivita e automazione dei flussi di lavoro.

Benefit Modalita di lavoro Approccio remote-first. Un giorno a settimana a Roma per il coordinamento in presenza e il ritiro della corrispondenza cartacea. Ulteriori incontri in presenza quando necessario. Orario flessibile, orientato ai risultati piu che alle ore lavorate. Informazioni Aggiuntive I candidati, nel rispetto del

D.lgs. 198/2006,

D.lgs 215/2003 e

D.lgs 216/2003, sono invitati a leggere l'informativa sulla privacy consultabile sotto il form di richiesta dati della pagina di candidatura (Regolamento UE n. 2016/679). ATTENZIONE:
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