Assistente di direzione; Executive Assistant & Operations Coordinator - Quointelligence srl

Position: Assistente di direzione (Executive Assistant & Operations Coordinator) - Quointelligence srl
Profilo

Sede:  Roma

Riporta a:  CEO

Tipo di contratto:  Part-time (25-30 ore/settimana), iniziali 6 mesi di somministrazione con agenzia. Possibilità di passaggio a full-time. Inquadramento tra 1 e 2 livello CCNL commercio

Il ruolo
Quointelligence srl è una Startup innovativa nata nel 2020 con sedi in Italia, Germania e Spagna, specializzata in soluzioni di sicurezza avanzata. Offre servizi di Threat Intelligence as-a-Service, fornendo insight strategici e operativi per supportare decisioni informate.

Cerchiamo una persona che diventi il "secondo cervello" operativo del/della CEO: qualcuno che lo/la aiuti a decidere cosa fare e in che ordine, tenga sotto controllo gli impegni e faccia da interfaccia tra il/la CEO e il resto dell'azienda.

Più della metà del valore di questo ruolo è leva operativa – prioritizzazione, gestione del calendario, follow-up interni, organizzazione delle trasferte – non lavoro amministrativo. La posta e le fatture esistono, ma sono una parte minima.

È un ruolo in cui conta molto più la qualità che la quantità di ore. Il profilo ideale unisce grande affidabilità, ottime capacità organizzative, solida esperienza di project management e una vera dimestichezza con gli strumenti di AI.

Responsabilità
Prioritizzazione e supporto esecutivo

Aiutare il/la CEO a decidere su cosa concentrarsi e con quale priorità.

Gestire calendario e impegni, preparando ogni riunione come si deve.

Tenere traccia delle azioni aperte e dei follow-up.

Preparare sintesi, promemoria e note di briefing.

Mettere in discussione le priorità quando serve e proteggere il tempo del/della CEO.

Coordinamento interno

Fare da interfaccia tra il/la CEO e il resto dell'azienda.

Coordinare riunioni e follow-up tra i team e verificare che le azioni concordate vengano portate avanti.

Tenere gli stakeholder aggiornati con promemoria e comunicazioni.

Supportare la preparazione delle riunioni di direzione e del board.

Coordinamento delle trasferte

Organizzare le trasferte in Italia e all'estero: voli, treni, alloggi e trasporti.

Preparare itinerari dettagliati, con indicazioni precise su come arrivare a destinazione.

Gestire in modo proattivo imprevisti e cambi di programma.

Assistenza personale

Supportare commissioni e attività amministrative personali.

Amministrazione aziendale
Una parte minore ma necessaria del ruolo:

Gestire la posta cartacea in entrata e in uscita (lettere, pacchi, corrieri).

Rispondere al telefono della sede italiana quando necessario.

Scansionare le fatture e inoltrarle all'area Finance.

Supportare le attività amministrative di Quo Intelligence SRL.

Skill e Professionalità
Indispensabili

AI come competenza centrale:  uso quotidiano di strumenti come ChatGPT (o Claude, Gemini), capacità di costruire workflow, produrre sintesi, organizzare informazioni e imparare in fretta nuovi strumenti.

Italiano madrelingua o fluente.

Inglese professionale.

Solide competenze ed esperienza di project management.

Capacità di lavorare in autonomia con supervisione minima.

Massima discrezione e riservatezza.

Preferenziali

Esperienza pregressa come Executive Assistant a supporto di founder, dirigenti o imprenditori — preferibile rispetto a un profilo da office manager tradizionale.

Spagnolo o tedesco.

Esperienza in startup o aziende in rapida crescita.

Esperienza con strumenti di produttività e automazione dei flussi di lavoro.

Benefit
Modalità di lavoro

Approccio remote-first.

Un giorno a settimana a Roma per il coordinamento in presenza e il ritiro della corrispondenza cartacea.

Ulteriori incontri in presenza quando necessario.

Orario flessibile, orientato ai risultati più che alle ore lavorate.

Informazioni Aggiuntive
I candidati, nel rispetto del

D.lgs. 198/2006,

D.lgs 215/2003 e

D.lgs 216/2003, sono invitati a leggere l’informativa sulla privacy consultabile sotto il form di richiesta dati della pagina di candidatura (Regolamento UE n. 2016/679).

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