Italia – referente amministrativo di progetto

COSPE, organizzazione impegnata da oltre 40 anni nella cooperazione internazionale, la giustizia sociale e le migrazioni, promuove la diversità e l’equità nei propri ambienti di lavoro, garantendo pari accesso alle opportunità professionali a donne, persone razzializzate, membri di comunità LBGT+ e altri gruppi sottorappresentati, ricerca un/a Referente Amministrativo/a di Progetto da inserire presso l’ufficio centrale di Firenze.

DESCRIZIONE DEL RUOLO
Il/la Referente Amministrativo/a di Progetto è inserito all’interno dell’Ufficio Amministrazione Progetti Istituzionali ed avrà il compito di gestire l’attività amministrativo-finanziaria di un pacchetto di progetti COSPE, implementati sia all’estero e in Italia e finanziati da Unione Europea, Agenzia Italiana per la Cooperazione allo Sviluppo, Regioni ed altre amministrazioni pubbliche nazionali e internazionali, fondazioni.

La figura riporta al Coordinatore/trice dell’Ufficio amministrazione progetti istituzionali ed opererà in raccordo con i dipartimenti che si occupano di progetti in Italia ed all’estero e, specificamente, opererà in coordinamento con il/la coordinatore/trice di progetto e, per i progetti implementati in paesi extra‑europei, con il personale amministrativo, contabile e finanziario presente nel paese.

A seconda della tipologia di progetti assegnati, il/la Referente Amministrativo/a di Progetto, potrà essere chiamato/a a collaborare con i team paese oppure a gestire direttamente i processi di rendicontazione.

PRINCIPALI COMPITI E RESPONSABILITÀ
Gestione del budget

Verifica della ricezione dei contributi da parte dei donatori e capofila, e verifica, autorizzazione e gestione contabile dell’invio fondi a partner e sedi COSPE all’estero.

Verifica periodica, in collaborazione con il/la coordinatore/trice di progetto e lo staff finanziario ed amministrativo nei paesi di intervento, dello stato di avanzamento economico‑finanziario dei progetti assegnati, incluso il reperimento del cofinanziamento, se richiesto.

Supporto a staff COSPE e, se necessario, ai partner, sulle regole di eleggibilità delle spese secondo le regole del finanziatore.

Supporto al/la coordinatore/trice di progetto nella predisposizione di varianti, proroghe ed elaborazione di comunicazioni ai donatori attinenti alla parte finanziaria.

Gestione contabile dei progetti

Inserimento dati progettuali nel programma contabile ed aggiornamenti a seguito di varianti di budget e proroghe.

Verifica preliminare e acquisizione periodica nel programma contabile della contabilità proveniente dai paesi di propria competenza.

Verifica dei rendiconti periodici dei partner italiani ed europei e richiesta di chiarimenti o integrazioni se necessario, registrazione contabile delle spese rendicontate.

Verifiche e registrazioni di fine chiusura dell’anno fiscale per i progetti e sedi decentrate di propria competenza.

Rendicontazione finanziaria

Pianificazione dei rendiconti e regolare aggiornamento in collaborazione con Capi progetto e staff finanziario ed amministrativo nei paesi di intervento.

Riconciliazioni dei flussi finanziari di progetto e delle spese relative a risorse umane COSPE effettuate in Italia; reperimento ed organizzazione della documentazione di supporto per le spese COSPE in Italia.

Se direttamente responsabile della predisposizione del rendiconto, controllo finale dei rendiconti finanziari dei partner, inclusa la verifica della correttezza e completezza dei documenti di supporto secondo quanto richiesto dal finanziatore e delle dichiarazioni; elaborazione del rendiconto finanziario e dei suoi allegati secondo i modelli richiesti da donatore o capofila; gestione dell’audit; predisposizione della scheda interna con la sintesi dei dati finanziari e contabili del rendiconto.

Supervisione che il rendiconto sia trasmesso nei tempi e nei modi richiesti dal finanziatore, incluso il caricamento su Piattaforme elettroniche se previsto, e gestione di eventuali richieste di chiarimento o integrazione da parte del finanziatore o capofila nel caso di progetti dove Cospe è partner.

Collaborazione alla gestione di eventuali audit ex post richiesti dai finanziatori.

Attività di coordinamento e di…