Projectsecretaris Projectmanagementbureau

Voor de Gemeente Rotterdam zijn wij voor 36 uur per week op zoek naar een Projectsecretaris Projectmanagementbureau. Interesse gewekt? Lees dan snel verder.

PMB is het projectmanagementbureau van het cluster Stadsontwikkeling (SO) van de gemeente Rotterdam. Wij managen projecten, processen en programma’s in het fysieke domein in opdracht van de afdelingen binnen Stadsontwikkeling, te weten Gebiedsontwikkeling, Vastgoed, Buitenruimte, Duurzaamheid en Mobiliteit. Onze opgaven spelen zich af in de verschillende fasen van een project (initiatief tot en met uitvoering) en kunnen uiteenlopen van kleinschalige, lokale opgaven tot stadsbrede transitieprojecten.

Alle opdrachten waar wij aan werken hebben een integraal en complex karakter, met bestuurlijke aandacht en staan vaak onder tijdsdruk.

Bij PMB staan persoonlijke ontwikkeling, kennisuitwisseling, werkplezier en teamwork hoog in het vaandel.

Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen.

En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft - samen met private en publieke partners - vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.

De functie van projectsecretaris valt onder het cluster Stadsontwikkeling bij het Projectmanagementbureau (PMB). De focus van de projectsecretaris ligt op de besturing van projecten op basis van de beheersaspecten:
Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit (GROTICK). De primaire taak van de projectmanager is het managen van het project en het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam. De projectsecretaris ondersteunt dit proces door de organisatie van de backoffice te verzorgen. Dat betekent dat je zorgt voor projectdocumentatie zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren) ramingen, opdrachten, agendapunten en andere beslisdocumenten.

De projectsecretaris binnen PMB werkt aan gebiedsontwikkelingsopgaven die zich kenmerken door grootstedelijke complexiteit: meerdere belangen, hoge ruimtedruk, intensieve samenwerking met interne en externe partners en politieke gevoeligheid.

In jouw rol ben je verantwoordelijk voor structuur, transparantie en overzicht gedurende alle projectfasen.

De hoofdtaken van de projectsecretaris:

• Produceert en coördineert relevante projectdocumenten en
  -processen, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren) ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten;
• Coördineert overleggen en bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingstrajecten, inclusief voorbereiding, agendering en opvolging van besluiten;
• Bewaakt acties, planningen en bestuurlijke deadlines en stuurt actief op voortgang en opvolging binnen het project;
• Stelt notities, voortgangsrapportages en besluitdocumenten op en toetst deze op consistentie ten aanzien van eerdere besluitvorming;
• Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen en bewaakt samenhang binnen het project;
• Is verantwoordelijk voor de voorbereiding, planning, agendering en verslaglegging van overleggen en bijeenkomsten, inclusief het beheer van actie- en besluitenlijsten;
• Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project met betrekking tot bestuurlijke opdrachten en besluitvorming;
• Bewaakt de voortgang van het project op de GROTICK-aspecten en adviseert de projectmanager over voortgang, risico’s en prioriteiten;
• Signaleert knelpunten en kansen in processen en draagt actief bij aan procesverbeteringen;
• Werkt intensief samen met interne en externe stakeholders en zorgt voor effectieve afstemming en…