Directiesecretaresse RNext

Voor de Gemeente Rotterdam zijn wij voor 36 - 40 uur per week op zoek naar een directiesecretaresse RNext. Interesse gewekt? Lees dan snel verder.

Je maakt deel uit van de afdeling Directiestaf binnen het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) met Directieadviseurs, het secretariaat dat de directie(s), en afdelingshoofd ondersteunt en de Ambtelijke Ondersteuning OR. Jij levert een belangrijke bijdrage aan onze afdeling.

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 665.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen.

Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken.

Bij de gemeente Rotterdam staat centraal dat je je als medewerker kunt ontwikkelen. Dat stimuleren we ook. Want hoe beter jij je werk kunt doen, hoe beter het resultaat voor onze stad.

Jij brengt rust in de dynamiek. Je schakelt snel, houdt overzicht en maakt scherpe keuzes over wat eerst aandacht vraagt. Daarbij durf je verwachtingen te managen en geef je, waar nodig, op een prettige maar duidelijke manier aan dat iets geen prioriteit heeft.

Voor de RNext directeuren zoeken we iemand die niet alleen kan plannen en organiseren, maar ook grenzen durft te stellen. Want eerlijk is eerlijk: dit is een pittige functie. Je werkt met twee complexe agenda’s, krijgt regelmatig spoedklussen en hebt te maken met veel verschillende stakeholders.

Als Directiesecretaresse ondersteun jij de project- of programmadirecteur en vervang je waar nodig de secretaresses van de lijndirecteuren van het cluster. Je maakt deel uit van een team van zes secretaresses. Samenwerking is bij ons geen bijzaak het is de basis van ons succes. Jij vindt dit leuk, zoekt actief verbinding en brengt positieve energie mee in een team dat volop in beweging is.

Het is belangrijk dat je 3 dagen per week op een gemeentelijke locatie aanwezig kunt zijn; gerelateerd aan/afhankelijk van de agenda en wens van de directeur(en) (flexibiliteit hierin is vereist). Woensdag is onze samenweredag waar je op locatie De Rotterdam werkzaam bent samen met je directe secretaresse collega’s.

• Agendabeheer: het beheren van twee zeer dynamische en complexe agenda’s, waarbij jij continu afweegt wat écht prioriteit heeft.
• Mailboxmanagement: structureren, prioriteren, beantwoorden en doorzetten van e-mailverkeer; stukken verwerken in iBabs; fungeren als eerste aanspreekpunt.
• Vergaderingen organiseren: jij regelt, bereidt voor en borgt dat iedereen met de juiste stukken aan tafel zit.
• Administratie & workflow: je creëert overzicht en zorgt voor een efficiënte, foutloze doorloop van alle documenten en dossiers.
• Spoedtaken: jij weet exact wat nodig is om de week goed af te ronden en de directie te ontzorgen.
• Procesverbetering: je denkt actief mee over slimmer werken, moderniseren van het secretariaat en verbetering van processen.
• Systeemvaardigheid: nieuwe systemen maak jij razendsnel eigen en je denkt mee hoe we ze slimmer kunnen inzetten. Denk aan: bezoekers aanmelden, vergaderruimtes reserveren, ICT-middelen reserveren, etc.

Als Secretaresse RNext directeuren ben je klantgericht en streef je naar het beste resultaat. MS Office en Teams hebben voor jou geen geheimen. Je kunt makkelijk buiten de kaders denken, bent flexibel en weet goed op verschillende niveaus te schakelen, je bent creatief in denken én in doen. Je bent een echte teamspeler met een pragmatische houding die samen met collega’s naar oplossingen werkt daar waar soms hobbels op de weg zijn.

Vanzelfsprekend ben je stressbestendig, resultaatgericht en een echte aanpakker. Tot slot ben je communicatief vaardig in de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.

• Je hebt minimaal een Mbo-niveau 4 opleiding afgerond.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als directiesecretaresse, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt werkervaring met de volgende applicaties:
  • Microsoft Office;
  • Microsoft Teams;
  • Microsoft Planner;

• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners.
• Je hebt minimaal een afgeronde Hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met het zelfstandig voorbereiden en notuleren van directie- of MT-overleggen, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringssysteem.

• Interessante en complexe projecten bij toonaangevende opdrachtgevers.
• Doorgroei- en ontwikkelingsmogelijkheden.
• Een baan van 36 - 40 uur per week.
• Kennismakingsgesprek: week 29 op locatie of MS Teams.
• Salarisschaal 8: €3.206 - €4.499.

Salarisrange: €3206 - €4499