Directiesecretaresse RNext - cluster BCO

Jouw functie:
Voor de RNext directeuren zoeken we iemand die niet alleen kan plannen en organiseren, maar ook grenzen durft te stellen. Want eerlijk is eerlijk: dit is een pittige functie. Je werkt met twee complexe agenda’s, krijgt regelmatig spoedklussen en hebt te maken met veel verschillende stakeholders. Als Directiesecretaresse ondersteun jij de project- of programmadirecteur en vervang je waar nodig de secretaresses van de lijndirecteuren van het cluster.

Je maakt deel uit van een team van zes secretaresses. Samenwerking is bij ons geen bijzaak het is de basis van ons succes. Jij vindt dit leuk, zoekt actief verbinding en brengt positieve energie mee in een team dat volop in beweging is. Het is belangrijk dat je 3 dagen per week op een gemeentelijke locatie aanwezig kunt zijn; gerelateerd aan/ afhankelijk van de agenda en wens van de directeur(en) (flexibiliteit hierin is vereist).

Woensdag is onze samenwerk dag waar je op locatie De Rotterdam werkzaam bent samen met je directe secretaresse collega’s.

• Agendabeheer: het beheren van twee zeer dynamische en complexe agenda’s, waarbij jij continu afweegt wat écht prioriteit heeft.
• Mailboxmanagement: structureren, prioriteren, beantwoorden en doorzetten van e-mailverkeer; stukken verwerken in iBabs; fungeren als eerste aanspreekpunt.
• Vergaderingen organiseren: jij regelt, bereidt voor en borgt dat iedereen met de juiste stukken aan tafel zit.
• Administratie & workflow: je creëert overzicht en zorgt voor een efficiënte, foutloze doorloop van alle documenten en dossiers.
• Spoedtaken: jij weet exact wat nodig is om de week goed af te ronden en de directie te ontzorgen.
• Procesverbetering: je denkt actief mee over slimmer werken, moderniseren van het secretariaat en verbetering van processen.
• Systeemvaardigheid: nieuwe systemen maak jij razendsnel eigen en je denkt mee hoe we ze slimmer kunnen inzetten. Denk aan: bezoekers aanmelden, vergaderruimtes reserveren, ICT-middelen reserveren, etc.