Office Manager

Locatie:
Rotterdam
Dienstverband:
Vast
Startdatum:
November 2026

Droom jij van werken achter de schermen bij iconische festivals en evenementen? Bij Bureau Vermaeck werk je aan producties die elk hun eigen sfeer, publiek en verhaal hebben. We ontwikkelen en produceren uiteenlopende evenementen met één duidelijke missie: de beste kwaliteit leveren en een topervaring creëren voor onze bezoekers.
Onze evenementen zijn onder andere Rotterdam Unlimited Zomercarnaval, Dunya Festival, Rotterdam Pride en Latin Weekender.

De functie vraagt een hoog verantwoordelijkheidsgevoel en betrokkenheid: als het erop aan komt, ben je in staat en bereid om de handen uit de mouwen te steken. Je werkt zelfstandig en vindt het een uitdaging om te schakelen tussen diverse werkzaamheden.

Je neemt initiatief en voortouw in je eigen taken.
Daarnaast is het organiseren van evenementen je passie. Je bent een graag geziene gast op (muziek) festivals en (culturele en sport) evenementen. Je bent flexibel in werk en tijden en het is voor jou geen probleem om in de avonden, weekenden of vakantieperiodes beschikbaar te zijn tijdens onze evenementen. Je creëert overzicht, kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden, bent klantgericht en gastvrij, denkt in mogelijkheden en weet van elk evenement een onvergetelijke ervaring te maken voor de bezoekers!

Onze huidige office manager is tevens onze vrijwilligerscoördinator. Zij is ons eerste aanspreekpunt voor onze database van circa 50 vrijwilligers, maakt per festival een planning voor vrijwilligers en stuurt deze aan op locatie. Het is een pré als onze nieuwe office manager deze werkzaamheden ook op zich kan en wil nemen.

Als proactieve office manager zorg je ervoor dat het kantoor draait als een zonnetje
. Taken bestaan uit:

• Je hebt minimaal een mbo-opleiding richting office management, secretariaatswerkzaamheden of evenementen;
• Je hebt minimaal 6 jaar aantoonbare ervaring op dit gebied;
• Je hebt affiniteit met evenementen;
• Je bent communicatief, geduldig en enthousiast;
• Je kan zelfstandig werken en bent flexibel inzetbaar (inclusief avonden en weekenden);
• Je werkt nauwgezet, gestructureerd en bent punctueel;
• Je bent creatief bij het zoeken naar oplossingen;
• Je hebt een proactieve en positieve houding;
• Je bent een echte aanpakker en kan op meerdere borden tegelijk schaken;
• Je hebt een goede beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift;
• Een goede beheersing van een andere vreemde taal dan Engels is een pré;
• Je hebt een goede beheersing van MS Office-pakket, waaronder Word, Excel en PowerPoint;
• Een goede beheersing van het werken met Apple en Dropbox is een pré.
• Kantoor op orde houden;
• Ontvangen van bezoekers;
• Verzorgen van boodschappen, organiseren van lunches/diners;
• Bijhouden van de algemene voorraad kantoor en plaatsen van bestellingen (van koffie en thee tot schoonmaakmiddelen en kantoorartikelen);
• Bijwonen van afspraken en vergaderingen om te notuleren en een actielijst te maken;
• Eerste aanspreekpunt aan de telefoon of de info-mail;
• Inplannen en voorbereiden van afspraken;
• Opstellen en bijhouden van lijsten en databases (leveranciers, crew, VIP, etc.);
• Ondersteunen van de afdeling financiën en HR bij het verwerken van de administratie en het opstellen van offertes en contracten;
• Ondersteunen bij de in- en uitdiensttreding van personeel ( inwerken , mailadres aanvragen, etc.);
• Aanspreekpunt voor schoonmaker, tuinman en klussen op kantoor;
• Productionele ondersteuning bij bijvoorbeeld het inventariseren van hotels, parkeren en catering, of het opstellen van draaiboeken en verzorgen van prints en lamineren;
• Bemensen van het secretariaat op festivals en aanspreekpunt zijn voor vrijwilligers op festivals.

Voor deze functie is een rijbewijs (en eventueel ook auto) eveneens…