Vacature Managementassistent

Krijg jij energie van organiseren, schakelen en het ontzorgen van anderen? Als managementassistent van twee zorgkern managers, krijg je de ruimte om zelfstandig te werken, verantwoordelijkheid te nemen en actief mee te denken over verbeteringen. Een veelzijdige functie waarin geen dag hetzelfde is! Al enthousiast? Lees dan snel verder!

Als managementassistent ondersteun je twee zorgkernmanagers. Samen met een collega-managementassistent vorm je een klein en zelfstandig team. Jullie hebben ieder een eigen takenpakket en verantwoordelijkheden, maar kunnen op elkaar rekenen en nemen elkaars werkzaamheden over bij afwezigheid.

Daarnaast heb je regelmatig contact met het bestuurssecretariaat en werk je samen met verschillende collega's en afdelingen binnen het ziekenhuis.

Als managementassistent ben jij degene die overzicht creëert, structuur aanbrengt en ervoor zorgt dat de zorgkernmanagers zich kunnen richten op hun verantwoordelijkheden. Je denkt niet alleen mee, maar vooral vooruit. Je signaleert wat er nodig is, onderneemt zelfstandig actie en weet prioriteiten te stellen, ook wanneer verschillende zaken tegelijkertijd om aandacht vragen.

Je bent een stevige gesprekspartner die gemakkelijk schakelt tussen verschillende collega's en afdelingen. Daarbij ben je servicegericht, maar durf je ook duidelijk te zijn en grenzen aan te geven wanneer de situatie daarom vraagt.

• Je beheert complexe agenda's, stelt prioriteiten en anticipeert op afspraken, deadlines en werkzaamheden die eraan komen;
• Je bereidt vergaderingen en besluitvorming zorgvuldig voor, verzamelt relevante informatie en zorgt ervoor dat alle betrokkenen tijdig beschikken over de juiste stukken;
• Je organiseert en coördineert overleggen, bewaakt afspraken en actiepunten en verzorgt waar nodig de verslaglegging;
• Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten en weet verzoeken en vragen zelfstandig en zorgvuldig af te handelen;
• Je signaleert knelpunten, denkt actief mee over verbeteringen en neemt initiatief om werkprocessen efficiënter te organiseren.

Jij bent een zelfstandige en proactieve managementassistent die stevig in de schoenen staat. Je wacht niet af totdat iemand je vertelt wat er moet gebeuren, maar ziet zelf wat nodig is en handelt daarnaar. Je denkt meerdere stappen vooruit, houdt overzicht en weet hoofd- en bijzaken moeiteloos van elkaar te onderscheiden.

Met jouw organisatiesensitiviteit voel je goed aan wat er speelt en hoe je met verschillende belangen omgaat. Je bent toegankelijk, communicatief sterk en weet op een prettige maar duidelijke manier je grenzen aan te geven. Ook onder druk blijf je rustig, daadkrachtig en oplossingsgericht. Je haalt er voldoening uit om anderen écht te ontzorgen en bent niet bang om initiatief te nemen.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Een afgeronde opleiding tot managementassistent of secretaresse;
• Minimaal vijf jaar werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie, bij voorkeur op management- of directieniveau;
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft Teams en Microsoft 365;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Beschikbaarheid voor 24 uur per week, waarbij je werkt op maandag, dinsdag en woensdag óf maandag, dinsdag en donderdag.

Ons ziekenhuis is een middelgroot Protestants – Christelijk ziekenhuis in het hart van Rotterdam-Zuid. Waar wij interesse hebben in wie jij bent als mens en als collega. Naast een functie waarin jij het verschil kunt maken, bieden wij onder andere conform de cao Ziekenhuizen :

• Een salaris in FWG 45: van € 3.228,00 tot maximaal € 4.346,00 bruto per maand bij een 36-urige werkweek. De exacte inschaling hangt af van je opleiding en ervaring;
  Bij ons…