Stafadviseur bedrijfsvoering

Ben jij een proactieve professional die overzicht houdt en samen durft te werken aan een veilige, goed georganiseerde werkomgeving?

Als stafadviseur bedrijfsvoering maak je deel uit van Team Staf & Ondersteuning van de afdeling Participatie & Stedelijke Zorg (P&SZ). Je ondersteunt het management en de uitvoerende teams bij uiteenlopende organisatorische en afdelingsbrede vraagstukken, met huisvesting, facilitaire zaken, klachten en publieksreacties als belangrijk taakaccent.
Onze afdeling werkt op een locatie waar meerdere gemeentelijke onderdelen en andere partijen samenkomen. Als stafadviseur bedrijfsvoering heb je goed inzicht in wat P&SZ nodig heeft op het gebied van huisvesting en facilitaire dienstverlening. Samen met de collega’s van Facilitaire Dienstverlening vertaal je die behoeften naar concrete vragen en afspraken, zowel voor het dagelijks beheer als voor tactische en strategische vraagstukken.

Daarbij werk je nauw samen met alle betrokken stakeholders en schep je mogelijkheden voor een passende, veilige werkomgeving voor medewerkers en bezoekers.
Daarnaast werk je met je collega’s van het stafteam aan andere stafopgaven, zoals de coördinatie en afhandeling van klachten en publieksreacties en ICT-zaken. Waar nodig heb je contact met cliënten, en je communiceert altijd zorgvuldig, respectvol en stresssensitief.

Wat ga je doen?

• Behoeften op het gebied van werkplekken, vergaderruimten, inrichting en facilitaire voorzieningen inventariseren en bespreekbaar maken, en afdelingsbelangen inbrengen bij verhuizingen en herinrichtingen.
• Als contactpersoon namens P&SZ afstemmen met de locatiemanager, collega’s en andere gebruikers van de locatie, werkafspraken vastleggen en de voortgang bewaken.
• Het management gevraagd en ongevraagd adviseren over praktische verbeteringen, risico’s en de gevolgen van locatieafspraken, en knelpunten vanuit de afdeling signaleren en doorgeleiden.
• Bijdragen aan veiligheid, Arbo, RI&E en BHV vanuit het perspectief van P&SZ, samen met de verantwoordelijke functionarissen en de locatiebrede BHV-organisatie.
• Samen met andere stafleden klachten en publieksreacties coördineren en behandelen, en periodieke overleggen met interne en externe partners voorbereiden, organiseren en waar passend voorzitten.

Als stafadviseur bedrijfsvoering ben je een verbindende, zelfstandige en dienstverlenende professional. Je schakelt makkelijk tussen afdelingsbelangen, collega’s en de verantwoordelijken voor de locatie, en weegt belangen zorgvuldig af. Je weet wat binnen jouw rol valt, wanneer afstemming nodig is en wanneer je een vraagstuk moet escaleren.

Je houdt overzicht, neemt initiatief en zorgt dat signalen niet blijven liggen. Je bent toegankelijk voor collega’s, denkt in oplossingen en bouwt gemakkelijk werkrelaties op. Je combineert een praktische instelling met gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen. Je bent geen locatiemanager, maar een betrokken stafadviseur bedrijfsvoering die vanuit de afdeling het verschil maakt.

• Een afgeronde hbo- of wo-opleiding, bij voorkeur in facility management, bedrijfskunde, integraal veiligheidskunde of een vergelijkbare richting.
• Ervaring met stafwerk, ICT-systemen, organisatorische ondersteuning, huisvesting of facilitaire dienstverlening; ervaring in een complexe of publieke organisatie is een pré.
• Affiniteit met BHV, Arbo en veilig werken; relevante kennis is een pré.
• Sterke organisatorische, adviserende en communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk.

De afdeling Participatie & Stedelijke Zorg (P&SZ) bestaat uit vijf uitvoerende teams en Team Staf & Ondersteuning. Met ongeveer 225 medewerkers ondersteunen we kwetsbare Rotterdammers vanaf 17,5 jaar die op meerdere leefgebieden hulp nodig hebben. We werken onder meer…