Documentalist

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentalist. Je beheert en bewaakt het digitale projectarchief en de systemen die daarvoor worden gebruikt. Je zorgt ervoor dat documenten en informatie zorgvuldig worden geregistreerd, van metadata voorzien, geordend en geclassificeerd. Ook beheer je SharePoint Online (SPO) functioneel en help je de kwaliteit en toegankelijkheid van de informatiehuishouding continu te verbeteren.

• Je coacht en begeleidt projectmedewerkers bij hun verantwoordelijkheden voor documentbeheer en archiefvorming. Je instrueert nieuwe medewerkers, stimuleert zelfstandig werken en spreekt collega’s waar nodig aan op hun verantwoordelijkheden.
• Je verleent en trekt autorisaties voor het documentmanagementsysteem in en beantwoordt gebruikersvragen over documentbeheer, archivering en SPO.
• Je ondersteunt medewerkers bij het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten. Wanneer dat nodig is, voer je deze werkzaamheden zelf uit.
• Je beheert de ordeningsstructuur en voegt dossiers en subdossiers toe, verplaatst en wijzigt deze en past waardering en selectie toe.
• Je stelt beheer- en werkafspraken, autorisatiematrices, instructies, handleidingen, overdrachtsplannen en overzichten van belangrijke projectdocumenten op en houdt deze actueel.
• Je adviseert medewerkers over de inrichting van het projectarchief en de omgang met verschillende soorten documenten.
• Je bewaakt en verbetert de kwaliteit en overdraagbaarheid van het archief door de PDCA-cyclus toe te passen.
• Je richt het projectarchief in SPO functioneel en visueel in en optimaliseert het binnen de geldende kaders en afspraken.
• Je ondersteunt bij de beantwoording van Woo-verzoeken door relevante documenten te verzamelen, acties uit te zetten en documentenlijsten op te stellen.
• Je bewaakt de beschikbare opslagcapaciteit en initieert tijdig passende maatregelen.
• Je analyseert meldingen en verstoringen in SPO, lost deze waar mogelijk op en houdt het projectteam op de hoogte.
• Je inventariseert en beoordeelt verbetervoorstellen voor SPO en voert verbeteringen door.
• Je helpt de informatie-uitwisseling en eventuele koppelingen tussen SPO en andere systemen in te richten, beheren en optimaliseren.
• Je bereidt het projectarchief voor op overdrachten en migraties, begeleidt deze processen en voert herstel- of conversiewerkzaamheden uit of coördineert ze.
• Je signaleert kansen, knelpunten en risico’s rond documentbeheer en archivering en rapporteert hierover via projectdashboards en voortgangsoverleggen.
• Je neemt vanuit jouw expertise deel aan relevante projectoverleggen en draagt bij aan kennisdeling.

Je draagt bij aan een goed ingericht, actueel en toegankelijk digitaal archief voor een grootschalig infrastructureel project. Het project omvat de vernieuwing van een brug en kent meerdere contracten, veel onderlinge raakvlakken en verschillende momenten van informatie-uitwisseling en overdracht. Een gestructureerde aanpak van documentbeheer is daarom belangrijk.

• Je hebt minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een vergelijkbare opleiding.
• Je hebt meer dan twee jaar aantoonbare ervaring met een documentmanagementsysteem en digitaal archiveren.
• Je hebt kennis van en ervaring met (documentair) informatiebeheer, dienstverlening en DIM-gerelateerde ICT-middelen, in het bijzonder SharePoint.
• Je kunt zelfstandig trainingen geven en het bijbehorende materiaal opstellen, zoals presentaties, werkafspraken en instructies.
• Je hebt bij voorkeur ervaring met documentbeheer in SharePoint Online.
• Je hebt bij voorkeur kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Archiefwet, BIHR en het Toepassingsmodel Metadata.
• Ervaring met grootschalige infrastructurele projecten of…