Coordonnatrice ou coordonnateur à la direction du département

Position: Coordonnatrice ou coordonnateur à la direction du département - 2026-96
Le Secrétariat général assiste le rectorat dans la direction de l’Université.

Plus spécifiquement, le Secrétariat joue un rôle-conseil en mati&e...
Rejoignez Rexel :
Un Leader Mondial dans la Distribution Électrique .Rexel est un leader mondial sur le marché de la distribution électrique, opérant dans 18 pays e...
Avec une forte présence en ligne et plus de 200 magasins d’un océan à l’autre,.XXS à 3X, en coupes Régulier, Petite et Long.

Alors que Reitmans célèbre ses 100 ans, le détaillant fièrement canadien ...
Le Secrétariat général assiste le rectorat dans la direction de l’Université. Plus spécifiquement, le Secrétariat joue un rôle-conseil en matière de gouvernance et participe à la planification stratégique, de même qu’à la coordination de l’ensemble des activités de l’établissement. Le Service des archives et gestion documentaire, le Service de gouvernance et conseils juridiques, l’application des règles contractuelles, les politiques et les règlements de l’établissement et le traitement des demandes d’accès à l’information sont notamment sous sa responsabilité.
Votre rôle
Assister la secrétaire générale dans l’accomplissement de ses mandats en assumant le support administratif des dossiers dont le Secrétariat général a la responsabilité, notamment ceux reliés aux différentes instances de l’Université (conseil d’administration, comité exécutif et commissions des études), à la documentation officielle, au traitement et à la conservation des archives de ce service. Elle assiste sa supérieure dans la planification et l’organisation de ses activités et assure les opérations administratives variées et complexes qui en découlent.

Elle assure la liaison entre les bureaux des cadres supérieurs, des directions et des services relevant de sa supérieure immédiate. En l’absence de sa supérieure, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche des dossiers en cours.
Vos responsabilités
Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courriel, relevant de sa compétence. Transmettre les appels téléphoniques et les messages aux personnes concernées;
Prendre les dispositions relatives à l'agenda de son supérieur. Peut être appelé à réaménager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus;
Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assister aux réunions, prendre des notes, rédiger des procès-verbaux, des comptes rendus et des projets de résolution au besoin, et donner suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;
Prendre connaissance du courrier et le trier en fonction des priorités. Préparer les dossiers en effectuant les recherches et les consultations préalables. Rédiger des projets de réponses complexes. Noter les suites à donner et effectuer le suivi des dossiers;
Assurer, en l’absence de sa supérieure immédiate, un suivi des correspondances et courriels nécessitant une réponse immédiate ou en faire le suivi auprès des personnes en autorité;
Vérifier et préparer, à la réception des résolutions ou documentations diverses, les dossiers de direction pour les instances administratives (conseil d’administration, comité exécutif, commission des études, etc.) le tout, en respectant les échéanciers requis, les directives ainsi que les règlements et procédures en vigueur à l’UQAT;
Collaborer à la gestion financière du SG. Recevoir et vérifier les demandes de personnel, les rapports de dépenses ou demandes de remboursement et en faire le suivi. Préparer des demandes de paiement relatives à certains dossiers;
Assumer la responsabilité du système de classement et appliquer la procédure d’archivage;
Prendre des notes, saisir divers documents et…