Adjoint; e administratif; ve - Réception

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES DU POSTE

Sous la responsabilité du ou de la Directeur(trice) des ressources humaines et SST, l’adjointe administrative à la réception assurera l’accueil général de l’entreprise et la téléphonie. Elle aura à collaborer étroitement avec la direction générale et le service des ressources humaines. Le classement, la préparation de documentation, l’archivage sont au quotidien.

TÂCHES PRINCIPALES

• Accueillir les visiteurs à l’entreprise et assurer la réception téléphonique ;
• Gérer le courrier, la réception et les envois postaux ou autres (Dicom, Purolator, autres), traiter et distribuer toute la correspondance
• Traiter et distribuer toute la correspondance ;
• Gérer les boîtes de courriels, les groupes de courriels, les réservations des salles de conférence ;
• Effectuer les commandes de papeterie, les commandes en ligne et l’approvisionnement de la salle à diner ;
• Entrer les données relatives aux dossiers employés dans les différents logiciels ;
• Participer aux tâches de préparation pour l’accueil et intégration des employés ;
• Préparer, rédiger et corriger des documents, effectuer la mise en page, production de plusieurs documents en lien avec la gestion de projet ;
• Compléter des contre-rendu de réunion ;
• Classement général à l’administration, les ressources humaines et la direction générale ;
• Préparer et mettre à jour les différents tableaux de suivi (suivi administratif, base de données, outil de planification) ;
• Participer à la préparation des activités de formation ;
• Veiller à l’approvisionnement de la salle à diner ;
• Apporter un support quotidien à la direction générale, à l’administration, au service des ressources humaines et aux gérants de projets ;
• Réaliser les ouvertures de comptes fournisseurs ;
• Faire les encaissements bancaires (dépôt de chèques) ;
• Faire le classement des comptes de dépenses ;
• Jumeler les factures associées avec les relevés de crédit ;
• Numérisation et nomination des bons de livraison (M-Files) ;
• Collaborer à la gestion des véhicules (cédule des rendez-vous pour l’entretien des véhicules) ;
• En collaboration avec les TI, transmettre les codes d’alarme des bâtiments aux nouveaux employés concernés ;
• Faire le lien avec les ressources d’entretien du bâtiment ;
• Effectuer toute autre tâche connexe demandée par ses supérieurs..

• DEP en secrétariat ou AEC Bureautique
• Expérience 2 ans minimum
• Excellent français parlé et écrit
• Maîtrise des logiciels de la suite Office, Word, Excell, Outlook et autres logiciels
• Expérience dans une entreprise de la construction (un atout)
• Bilinguisme fonctionnel pour le poste

• Souriant(e) et accueillant(e) ;
• Entregent, courtoisie et diplomatie ;
• Confidentialité des informations ;
• Sens de la planification et de l’organisation ;
• Autonomie et rigueur ;
• Efficacité dans le multi-tâches ;
• Travail d’équipe ;
• Excellente communication interpersonnelle.