Office and Facilities Coordinator

Job in 8200, Schaffhausen, Kanton Schaffhausen, Switzerland

Listing for: CBRE Global Workplace Solutions (GWS)

Full Time position
Listed on 2026-07-13

Job specializations:

Administrative/Clerical
Office Administrator/ Coordinator, Clerical, Virtual Assistant/ Remote Admin, Admin Assistant

Salary/Wage Range or Industry Benchmark: 70000 - 90000 CHF Yearly CHF 70000.00 90000.00 YEAR

CBRE Global Workplace Solutions erbringt mit mehr als 60'000 Mitarbeitenden integrierte Facility Management Services auf allen Kontinenten. In der Schweiz ist der Bereich GWS mit technischen, infra‑strukturellen und kaufmännischen Facility Management Leistungen für Kunden aus verschiedenen Branchen tätig.

Office and Facilities Coordinator 100%

Ihre Aufgaben

Empfang, Cafeteria, Eingangsbereich und Telefonzentrale betreuen
Reinigungspersonal koordinieren
Logistische Unterstützung des Bürobetriebs des Kunden:
Postabwicklung, sowie Post, Paket- und Kurierversand
Support für die Organisation von Inlands- und Auslandsreisen;
Reisepläne erstellen;
Reisepläne mit der jeweiligen Führungskraft vor Ort abstimmen
Unterstützung der Kreditorenbuchhaltung, Rechnungseingang und Scannen, sowie Vertretung anderer Assistenzkräfte nach Bedarf
Büro- und Küchenbedarf bestellen und verwalten
Dokumente archivieren
Unterstützung des Facility Managers im Tagesgeschäft, bei der Abwicklung verschiedener kleinerer Projekte
Support bei der Verwaltung von Subunternehmern und Lieferanten, sowie Sicherstellung einer gleichbleibenden Qualität der Leistungserbringung
Bearbeitung, Administration und Weiterleitung von Service Requests und Störungsmeldungen
Bestellungen im ERP-System von Services und Material
Pflege, Koordination und dem Hochladen von Compliance‑Dokumentationen
Erste‑Hilfe‑Raum betreuen (inkl. Ausrüstung und Defibrillator) sowie Erste‑Hilfe‑ und Brandschutzschulungen für das Team organisieren

Ihr Profil

Mind. 3 Jahre Erfahrung im Bereich Facility Services, Office Management, Hotellerie, technische Objektbetreuung oder Gebäudetechnik
Hohe Flexibilität und Belastbarkeit
Guter Umgang mit Stress und Multitasking, sowie Kundenorientierung
Sehr gute Deutsch- und Englisch‑Kenntnisse in Wort / Schrift
Erfahrung als Nutzer von ERP‑Systemen (Einkauf, Bestellungen, Lieferanten) sowie mit Service‑Ticket Systemen

Das bieten wir Ihnen

Regionale und internationale Entwicklungschancen in einem wachstumsstarken Unternehmen
Vielfältige interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
CBRE GWS als Global Player im Dienstleistungsbereich mit CBRE GWS als Global Player im Dienstleistungsbereich mit namhaften Kunden aus einem multinationalen Umfeld
Gute Rahmenbedingungen, wie mindestens fünf Wochen Urlaub, 40‑Stunden‑Woche und eine attraktive Pensionskassenlösung

Kontakt:
Edwin Murray, Talent Acquisition Partner,

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

#J-18808-Ljbffr