Directiesecretaresse

Als directiesecretaresse m/v ondersteun jij de twee directieleden van de gemeente Schiedam op alle secretariële onderwerpen. Jij zorgt ervoor dat de directeuren goed gefaciliteerd worden om optimaal in te spelen op de behoeften die bij het bestuur en de organisatie leven.

Ben jij een flexibele, taakvolwassene en servicegerichte secretaresse? Heb jij ervaring als secretaresse en zit ontzorgen jou in het bloed?

De ondersteuning van de directie is bij jou in goede handen. Je werkt nauw samen met de twee directeuren, de directiesecretaris en de managementassistenten van de teams. Zo wordt de optimale support van de directie gegarandeerd. Jij verrast anderen positief met jouw proactieve ideeën en acties.

De werkzaamheden bestaan uit:

• Agendabeheer: van het plannen van afspraken tot het prioriteren van meerdere verzoeken en het informeren van betrokken collega’s. Onderdeel van het agendabeheer is ook het doornemen van de agenda met de algemeen directeur (gemeentesecretaris) en de concerndirecteur;
• Voorbereiden van vergaderingen van de directeuren: onder andere het reserveren van een geschikte locatie, het tijdig verstrekken van informatie en vergaderstukken;
• E-mailbeheer: door onder andere het prioriteren en ordenen van e-mails en acties;
• Actief bewaken van de voortgang op afgesproken actiepunten binnen het directieteam;
• Het faciliteren van een goede onboarding voor nieuwe managers;
• Het afhandelen van facturen en ondertekening va brieven namens de directie;
• Meedenken over verbeteringen in de werkprocessen en bijhouden van ontwikkelingen op het eigen vakgebied

• Aantoonbaar MBO 4 werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar ervaring als directiesecretaresse, bestuurssecretaresse of managementassistent. Bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving;
• Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands;
• Je kunt goed overweg met de meest gangbare systemen zoals Outlook, Word en Teams;
• Competenties:
  
  dienstverlenend, stressbestendig, oplossingsgericht, proactief, accuraat, samenwerken en representatief.

Naast een brutosalaris tussen € 3052,- en € 4297,- op basis van een 36-urige werkweek, bieden we aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden:

• Reiskostenvergoeding:
  Per kilometer tot 30 km enkele reis of volledige vergoeding bij gebruik van openbaar vervoer.
• Thuiswerkvergoeding:
  Een tegemoetkoming voor thuiswerkkosten.
• Pensioenopbouw:
  Bij het ABP-pensioenfonds.
• Vakantiedagen en verlof:
  Regelingen passend bij diverse levensgebeurtenissen.
• Ontwikkelmogelijkheden:
  Toegang tot opleidingen en trainingen om jouw vaardigheden en passies verder te ontwikkelen, of je nu geïnteresseerd bent in duurzaamheid, stadsontwikkeling, technologie of sociale projecten.

Je start met een tijdelijk contract van 12 maanden. Bij een positieve evaluatie en wederzijdse tevredenheid is het voornemen om dit om te zetten naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Je komt te werken binnen het team Concern-en Bestuurszaken. Samen dragen we bij aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Het team bestaat uit ongeveer 20 personen die werkzaam zijn bij verschillende onderdelen: bestuurssecretariaat, directiesecretariaat, bestuursadvies, bestuurlijke processen, kabinetszaken en concernstrategie, onder leiding van een teammanager. Zij werken allemaal op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie. Onlangs is team Communicatie ook aan het team toegevoegd.

Dit team wordt aangestuurd door een eigen teamleider.

• De eerste gesprekken vinden plaats op 3 en 5 november 2026. Ben je op deze data verhinderd, geef dit dan aan in je sollicitatiebrief. Bij geschikte kandidaten kunnen we besluiten om eerder een gesprek in te plannen.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring,…