Adjoint administratif

Nous cherchons la personne clé qui deviendra le cœur de nos opérations.

Chez SSCA, un client ne nous achète pas un logiciel. Il nous confie l'automatisation de ses opérations : de la matière entrante à la pesée, de la transformation jusqu'à l'expédition. Et nous prenons cet engagement très au sérieux : avant, pendant, mais surtout après la vente.

C'est pour cette raison que nous recrutons. Pas simplement du soutien administratif : une collaboratrice ou un collaborateur clé, qui incarnera cet engagement auprès de chacun de nos clients et dans chacun de nos projets.

Depuis plusieurs années, nous automatisons des procédés industriels exigeants : contrôles d'accès aux logiques complexes, pesée, traçabilité et facturation. Aujourd'hui, nos mandats s'accélèrent. C'est le moment charnière pour agrandir l'équipe.

• Vous travaillez directement avec la présidente : vos idées sont entendues et votre travail a un effet immédiat.
• Vous êtes le visage de SSCA auprès de nos clients, du premier appel jusqu'au soutien après l'installation.
• Le rôle grandit avec vous, vers davantage de responsabilités en gestion et en opérations.

Au départ, le poste est volontairement large. Vous toucherez à tous les volets de l'entreprise, et c'est exactement ce qui vous permettra de comprendre SSCA de l'intérieur. À mesure que nous grandirons, le rôle se précisera : certaines tâches pourront être déléguées, et vous vous concentrerez sur ce qui a le plus de valeur pour nos clients et pour l'entreprise.

1. Clients et service, du premier appel à l'après-vente

• Être le premier contact de nos clients et saisir leurs besoins dès le premier appel
• Structurer ces besoins pour les rendre clairs et utilisables par notre équipe technique
• Assurer un service après-vente impeccable : formation, soutien à la bonne utilisation de nos solutions, réponses rapides
• Faire des suivis réguliers de satisfaction auprès de nos clients

2. Gestion de projets et installations

• Transformer chaque engagement pris avec un client en échéancier clair
• Veiller à la saine gestion de chaque projet, du début à la fin, pour que la solution livrée réponde exactement au besoin initial
• Suivre l'avancement et les heures dans Jira, et signaler les dépassements avant qu'ils deviennent un problème
• Coordonner les installations chez nos clients : dates, équipes, accès et information complète avant chaque déplacement
• Optimiser nos ressources pour bien servir chaque client

3. Facturation et comptabilité

• Produire la facturation aux clients, mensuelle et par projet, en s'assurant qu'elle reflète clairement les travaux réalisés
• Gérer les comptes clients et fournisseurs, et faire les suivis de paiement
• Tenir les livres et effectuer les conciliations bancaires dans Quick Books Online
• Préparer la paie et assurer le suivi des feuilles de temps

4. Subventions, R-D et crédits d'impôt

• Rechercher les programmes de financement : recherche et développement, embauche, commercialisation, exportation
• Monter et rédiger les demandes, de la collecte d'information jusqu'au dépôt
• Documenter nos projets de R-D et préparer les réclamations de crédits d'impôt avec l'équipe technique
• Assurer le suivi des déclarations, des pièces justificatives et des remboursements

5. Appels d'offres et soumissions

• Participer à la préparation des appels d'offres : lecture des devis, collecte des documents, rédaction de sections et respect des échéances
• Veiller à la conformité et à la qualité de chaque dépôt

6. Communication et réseaux sociaux (quelques heures par semaine)

• Créer et publier des contenus informatifs et formatifs pour nos clients : conseils d'utilisation, bonnes pratiques, nouveautés
• Répondre aux demandes reçues sur…