Agente ou agent de soutien administratif – classe principale

Le Cégep de Sherbrooke est actuellement à la recherche d’une personne pour pourvoir un nouveau poste à temps complet d’agente ou agent de soutien administratif – classe principale à la clinique de physiothérapie du Centre de l’activité physique.

• Accès à 4 semaines de vacances et à plusieurs autres congés
• Allocation annuelle de perfectionnement
• Activités récréatives, sportives et sociales organisées
• Assurances collectives complètes
• Régime de retraite à prestation déterminée
• Partenariat avec la Société de transport de Sherbrooke (STS)

* Certaines conditions s’appliquent.

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné.

Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

En plus des attributions caractéristiques prévues au plan de classification (édition 2025), la personne occupant cette fonction devra notamment:

• Offrir une première impression chaleureuse, professionnelle et orientée vers l’aide aux patients;
• Assurer un service à la clientèle humain, rassurant et à l’écoute;
• Répondre aux demandes de la patientèle et des thérapeutes;
• Accueillir les patients et faire remplir le formulaire d’accueil approprié lorsque requis;
• Fixer les rendez‑vous et procéder aux annulations et déplacements de rendez‑vous;
• Créer et préparer les dossiers de patients, en s’assurant préalablement d’avoir tous les documents nécessaires à l’ouverture de ceux‑ci (ex.: requêtes SAAQ et CNESST);
• Effectuer les paiements des rendez‑vous ou autres articles, s’assurer la conformité des factures (incluant la SAAQ et la CNESST) et ajuster les tarifs en fonction du type et de la durée des rendez‑vous;
• Communiquer avec des partenaires externes (hôpitaux, orthopédistes, SAAQ, CNESST) lorsque requis;
• Effectuer quotidiennement le dépôt en validant les montants des divers modes de paiement;
• Effectuer des suivis auprès des patients n’ayant pas pris de rendez‑vous récemment;
• Effectuer le suivi des rendez‑vous de la clinique‑école, ainsi que des programmes de football et d’Excellence sportive, afin d’effectuer les transferts budgétaires appropriés;
• Effectuer les commandes du matériel administratif, professionnel (pour les thérapeutes) et médical (pour le médecin);
• Tenir à jour les différents formulaires et procéduriers, notamment en effectuant une veille des changements de règlementation;
• Tenir à jour la liste de prix des différents rendez‑vous et articles et s’occuper des licences et droits d’accès dans Medexa;
• Effectuer la gestion archivistique et documentaire de la clinique;

• Programmer les rendez‑vous des équipes étudiantes, selon les critères établis;
• Effectuer le suivi de la liste d’attente des patients externes en attente de prise en charge, incluant les prises en charge de cas orthopédiques;
• Tenir à jour le fichier de liste d’attente des patients qui désirent poursuivre les traitements;
• Faire le suivi des accès à la salle d’entrainement pour les étudiants en enseignement clinique.

• Contacter les patients présents sur la liste préalablement fournie par le CIUSSSE‑CHUS;
• Expliquer le fonctionnement de la prise en charge avec l’orthopédiste;
• Acheminer des prescriptions de radiographies aux patients concernés;
• Faire un bilan des patients qui ont été pris en charge afin de le communiquer à la secrétaire de l’orthopédiste.

• Connaitre le fonctionnement du logiciel de gestion médical Medfar;
• Faire la gestion de l’horaire dans les 2 logiciels cliniques (Medexa et Medfar);
• Faxer les diverses…