Adjoint.e administratif·ve du​/de la Doyen·ne​/Administrative Assistant to Dean

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Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.

L’Université Bishop’s recherche un
· e adjoint
· e administratif
· ve du/de la Doyen
· ne pour un poste régulier à temps plein. Se rapportant au/à la Doyen
· ne des sciences humaines, la personne titulaire est responsable de la gestion des opérations quotidiennes du bureau du/de la Doyen
· ne et d’apporter son soutien pour des tâches spécifiques liées au(x) département(s) associé(s) à chaque session académique. Elle accomplit également des tâches administratives générales selon les besoins du /de la Doyen
· ne ainsi que de tout membre du corps professoral ou gestionnaire affilié.e. Le/la titulaire assiste le/la Doyen
· ne dans son rôle de soutien et de prestation de ressources aux étudiant
· e·s, notamment en ce qui concerne le soutien scolaire, la rétention ou les mesures d’accommodement. La semaine de travail est de 37.5 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles.

• Faciliter les opérations administratives quotidiennes relevant du mandat des Doyen
  · ne·s, ce qui inclut le soutien aux directeur
  · trice·s de département et aux coordinateur
  · trice·s de programme.
• Assister le/la Doyen
  · ne lors des différentes réunions requises, notamment en coordonnant, préparant et distribuant l’ordre du jour, les procès-verbaux ainsi que les suivis.
• Assister le/la Doyen
  · ne dans l’administration et le suivi des budgets de la division et des départements.
• Soutenir les processus de certification et d’accréditation académiques aux niveaux provincial et fédéral.
• Produire des rapports et rédiger des lettres, des publications et/ou des présentations pour le/la Doyen
  · ne et les membres du corps professoral de la division, selon les besoins.
• Fournir des renseignements de base aux étudiant
  · e·s et au public, y compris les réponses aux questions fréquentes, et/ou assurer le triage des demandes provenant des étudiant
  · e·s ou du public concernant le calendrier académique, les départements et les programmes relevant du/ de la Doyen
  · ne.
• Diriger les étudiant
  · e·s vers les directeur
  · trice·s de département approprié
  · s pour des conseils spécifiques à leur programme.
• Soutenir les étudiant
  · e·s à risque en les dirigeant vers les divers services offerts sur le campus.
• Assister aux initiatives continues mises en place par le / la Doyen
  · ne et les directeur
  · trice·s de département, selon les besoins, telles que les semaines d’orientation, le soutien aux étudiants à risque, etc.
• Soutenir le processus de recrutement pour tous les postes contractuels et professoraux relevant du mandat du / de la Doyen
  · ne.
• Collaborer avec le Bureau du registraire pour aider et informer les étudiant
  · e·s qui ont des demandes spécifiques concernant leur dossier d’étudiant, notamment en ce qui a trait aux changements de notes, aux examens différés, aux accommodements, aux transferts de crédits, aux formulaires d’ajout retrait de cours, aux notes médicales, etc.
• Coordonner la préparation de la correspondance interne et externe pour le/la Doyen
  · ne et les membres du corps professoral, au besoin.
• Organiser, au besoin, des fonctions sociales et académiques pour le/la Doyen
  · ne avec les étudiant
  · e·s et la communauté de Bishop’s.
• Créer et tenir à jour le référentiel d’informations pour le Bureau du/de la Doyen
  · ne, y compris les contrats, les affectations, la répartition des bureaux, les allocations des directeur
  · trice·s de département et coordinateur
  · trice·s de programme.
• Au besoin, traiter les dépenses et les factures et attribuer…