Coordinateur; trice) des Affaires Étudiantes Administratives

Position: Coordinateur(trice) des Affaires Étudiantes Administratives
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-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).Résumé du poste :

Sous la supervision du/de la superviseur(e) des affaires étudiantes, le/la coordonnateur(trice) administratif(ve) des affaires étudiantes fournit un soutien administratif et opérationnel complet aux programmes de formation médicale postdoctorale (FMPD) dans toutes les spécialités, en assurant une coordination efficace des dossiers des résident(e) s, depuis l’admission jusqu’à la fin du programme. Les responsabilités comprennent :

Agir comme principal point de contact pour les résident(e) s, fellows, directeurs(trices) de programme et personnel administratif, en répondant aux demandes liées aux politiques, procédures, exigences de formation et échéances. Assurer la liaison avec les unités internes et les organisations externes (p. ex., CMQ, Collège royal, CMFC, hôpitaux) afin de faciliter l’échange d’information et d’assurer la conformité aux exigences réglementaires.

Coordonner les processus d’admission, d’accueil, d’inscription et d’embauche, incluant les jumelages CaRMS, le traitement des candidatures et la gestion des dossiers des apprenant(e) s dans plusieurs systèmes (p. ex., Slate, Banner, Hyfen). Maintenir des dossiers exacts, suivre les stages optionnels et les stages inter universitaires, et s’assurer que tous les documents requis (p. ex., permis, financement, évaluations, formulaires de permis) sont complets et à jour.

Appliquer les processus administratifs liés aux stages (y compris non accrédités et hors province), aux congés, au financement et à la certification. Suivre la progression des apprenant(e) s en surveillant les évaluations et les exigences du programme, et préparer les certificats ainsi que la documentation officielle, comme les lettres de situation académique et les lettres de soutien pour visa.

Soutenir les processus réglementaires et académiques en coordonnant les formulaires et les soumissions aux organismes de réglementation, incluant le Collège royal et le CMQ, et en administrant des programmes spécialisés tels que le Programme de cliniciens-chercheurs (CIP).Maintenir les systèmes de suivi, préparer les rapports et la correspondance, mettre à jour les documents et sites Web des programmes, et assurer l’intégrité des données dans toutes les plateformes.

Fournir des conseils aux coordonnateurs(trices) de programme et soutenir les réunions, séances de formation et événements FMPD, contribuant ainsi à l’efficacité et à la qualité globales des opérations des programmes.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée de toutes les tâches pouvant être effectuées par un(e) employé(e) dont le poste correspond à cette description générique.

Autres compétences et aptitudes requises :

Excellentes aptitudes en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer de multiples priorités et de respecter des échéances strictes

Grande attention aux détails et précision dans la saisie de données, la tenue de dossiers et la vérification de documents

Capacité à interpréter et appliquer des politiques, procédures et règlements dans un environnement académique complexe

Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité d’interagir efficacement avec les apprenant(e) s, le corps professoral, les…