Grant Manager und Wissenschaftlicher Koordinator Pensum

Grant Manager und Wissenschaftlicher Koordinator 80% Pensum

Foundation Institute for the Science of the Aging Brain (ISAB) Vacant since : 18.06.2026 Number of jobs : 1 9014 St. Gallen (SG) 80% By agreement Permanent

ARBEITSMODELL:
Diese Position bietet ein flexibles Remote-Arbeitsmodell mit einem regelmässigen Präsenztag pro Woche in St. Gallen.

STELLENBESCHRIEB:
Der Grant Manager und Wissenschaftliche Koordinator ist für die finanzielle und administrative Koordination von Forschungsaktivitäten und Drittmitteln verantwortlich und unterstützt den Aufbau sowie die operative Etablierung des Institute for the Science of the Aging Brain (ISAB) in St. Gallen. Die Position fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Forschenden, Förderinstitutionen, externen Partnern und finanziellen Anspruchsgruppen und leistet einen wesentlichen Beitrag zur effizienten Administration, Koordination und Berichterstattung wissenschaftlicher Projekte.

• Verwaltung des Kreditorenprozesses und der Rechnungsbearbeitung.
• Überwachung und Kontrolle von Budgets, einschliesslich Personalbudgets und Portfoliomanagement.
• Unterstützung der mittel- und langfristigen Finanzplanung.
• Formelle Prüfung und materielle Kontrolle von Lieferantenrechnungen.
• Koordination mit Forschenden und technischen Mitarbeitenden in administrativen und finanziellen Belangen.
• Koordination der finanziellen und organisatorischen Prozesse zwischen Forschungsgruppen, Förderinstitutionen und Treuhandpartnern, einschliesslich Unterstützung beim Jahresabschluss.
• Kommunikation und Koordination mit Lieferanten sowie akademischen Partnerinstitutionen

• Unterstützung bei der Implementierung und kontinuierlichen Weiterentwicklung administrativer und finanzieller Prozesse und Strukturen des Institute for the Science of the Aging Brain (ISAB) in St. Gallen.
• Unterstützung bei der Einbindung und Koordination bestehender Förderorganisationen und Geldgeber im Rahmen des Aufbaus des Instituts.

• Unterstützung bei der Einwerbung von Drittmitteln durch die Koordination von Fördergesuchen über mySNF sowie weitere Förderplattformen wie Proposal Central und andere universitäre, öffentliche und private Förderinstitutionen.
• Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung und Einreichung von Fördergesuchen.
• Verwaltung von Drittmittelverträgen und Berichterstattungspflichten mit besonderem Schwerpunkt auf finanziellen Berichten.
• Koordination von Zeitplänen, Fristen und Anforderungen für wissenschaftliche Projektberichte

• Koordination der Erstellung des Jahresberichts des Instituts sowie der Berichterstattung an den Stiftungsrat.
• Pflege der Publikationsdaten des Instituts sowie Koordination der Datenbanken von Förderinstitutionen zur Sicherstellung der korrekten Erwähnung in wissenschaftlichen Publikationen.
• Übernahme der Stellvertretung in personalbezogenen Angelegenheiten bei Bedarf.
• Aktualisierung und Pflege der ISAB-Website.
• Allgemeine Unterstützung der Institutsadministration und Beitrag zu einem reibungslosen Tagesgeschäft.

Zwingende Voraussetzungen:

• Bachelorabschluss oder gleichwertige Berufserfahrung in den Bereichen Life Sciences, Betriebswirtschaft, Finanzen, öffentliche Verwaltung oder einem verwandten Gebiet.
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Forschungsadministration, im Grant Management, Projektmanagement, Finanzwesen oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Fristen gleichzeitig zu koordinieren.
• Hervorragende analytische und kommunikative Fähigkeiten.
• Hohe Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion.
• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Excel.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• Berufserfahrung in einem akademischen, klinischen, Forschungs- oder Life-Sciences-Umfeld.
• Kenntnisse der Prozesse der Forschungsförderung und des Drittmittelmanagements.
• Erfahrung mit Förderplattformen und Systemen wie mySNF, Proposal Central oder vergleichbaren Tools.
• Erfahrung in…