Administration und Organisation des Lehrstuhlsekretariats; m​/w​/d

• Sekretariat & Kommunikation
  - Sie sind die zentrale Anlaufstelle für den Lehrstuhl und den Kernhaushalt und verantworten die Termin- und Reiseplanung für die Lehrstuhlinhaberin/den Lehrstuhlinhaber. Dabei pflegen Sie eine hochprofessionelle, verbindliche Kommunikation mit Lehrstuhlpartnern, Gremien und externen Kontakten und vertreten den Lehrstuhl nach aussen souverän in Wort und Schrift.
• Personaladministration
  - Sie betreuen die Spesenabrechnungen und Zeiterfassung für studentische Hilfskräfte und Mitarbeitende, begleiten Vertragserstellungen und den Bewerbungsprozess und unterstützen bei Personalanlässen
• Finanz- und Rechnungsadministration
  - Sie kontrollieren und kontieren Kreditkartenbelege und Rechnungen, betreuen die Finanzportale und übernehmen die administrative Abwicklung für die Fördervereinigung (Beiträge, Saldenliste, Jahresabschluss).
• Büroorganisation & IT-Koordination
  - Sie organisieren die Büroinfrastruktur inkl. Bestellungen (Material, Geräte, Zubehör), koordinieren einfache IT-Anliegen wie Software-Lizenzen, Mailgruppen und Zugriffsrechte und sorgen für eine einladende Atmosphäre in der Begegnungszone.
• Sonderaufgaben & Jahresprojekte
  - Sie unterstützen bei wiederkehrenden Grossprojekten wie der Organisation unserer jährlichen Fachtagung, der Erstellung des Jahresberichts sowie bei unseren Social Media- und Medienauftritten.

• Kaufmännische Grundbildung
• Berufserfahrung in der Administration und Organisation eines Sekretariats
• Sprachkenntnisse:
  Deutsch (fliessend), Englisch (in Wort und Schrift)
• Sehr gute IT-Anwender Kenntnisse (affin mit neuen Programmen)
• Freundliches, kommunikatives Auftreten, schnelle Auffassungsgabe, vernetztes Denke, Dienstleitungsorientiert
• Hohe Teamfähigkeit, Integration in bestehendes Team

Wir erforschen und gestalten resiliente, nachhaltige und digitale Supply Chains in einem zunehmend komplexen und volatilen Umfeld. Im Zentrum stehen integrierte Produktions-, Logistik- und Innovationssysteme, die ökologische, ökonomische und soziale Zielsetzungen vereinen. Unsere Arbeiten verbinden analytische Modelle, datengetriebene Methoden und simulationsbasierte Ansätze mit realen Fallstudien und Pilotprojekten. Dabei adressieren wir Risiken, Regulierung und Governance ebenso wie technologische und organisatorische Innovationen. Ein besonderer Fokus liegt auf kooperativen, zirkulären und plattformbasierten Geschäftsmodellen.

Neue Technologien wie KI, digitale Zwillinge und Industrial Data Spaces werden systematisch in Planung, Steuerung und Entscheidungsfindung integriert. Gleichzeitig rücken wir den Menschen und vertrauenswürdige, rechtskonforme KI in den Mittelpunkt hybrider Intelligenzsysteme. In enger Zusammenarbeit mit Unternehmen, öffentlichen Akteuren und internationalen Partnern entwickeln wir zukunftsfähige Lösungen für globale Supply Chains.

An der HSG als führende Wirtschaftsuniversität Europas agieren wir in einem unternehmerisch denkenden Umfeld und Sie treffen auf hochqualifizierte, ambitionierte Expert
* innen regional und international. Beispielsweise profitieren Sie von einer modernen IT-Infrastruktur und in unserer Bibliothek via HSGswisscovery von einem schweizweiten Zugang zum wissenschaftlichen Informationsbestand.

Wir unterstützen interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten. Unser internes Weiterbildungsprogramm bietet Ihnen praxisnahe, engagierte und didaktisch ausgereifte Wissensvermittlung in Form von Seminaren, E-Learnings, Coachings und kollegialer Beratung. Aufgaben spezifische externe Weiterbildungen unterstützen wir finanziell und zeitlich.

Wir fördern unsere Kultur der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und schaffen Raum für das Knüpfen wertvoller Beziehungen –…