Medewerker Bestuurssecretariaat

Als Medewerker Bestuurssecretariaat ondersteun je het gemeentebestuur van de gemeente Stein bij dagelijkse werkzaamheden, bestuurlijke overleggen en administratieve processen. Naast professionele ondersteuning vervul je een coördinerende en structurerende rol en help je werkprocessen binnen het secretariaat te verbeteren en eenduidig uit te voeren.

Als medewerker bestuurssecretariaat vervul je een ondersteunende, coördinerende en structurerende rol binnen het gemeentelijk bestuur. Je ondersteunt het gemeentebestuur zelfstandig en professioneel bij de dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat afspraken, overleggen en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden uitgevoerd.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan uit:

Het voorbereiden, organiseren en coördineren van bestuurlijke overleggen en afspraken.
Het bewaken van agenda’s, actiepunten, termijnen en afspraken.
Het verzorgen van correspondentie, verslaglegging en administratieve ondersteuning.
Het onderhouden van contacten met bestuurders, de ambtelijke organisatie en externe relaties.
Het tijdig signaleren en onder de aandacht brengen van knelpunten.
Daarnaast heeft de opdracht een duidelijke ontwikkel- en coördinatieopgave. Je houdt overzicht, legt verbinding tussen werkzaamheden en collega’s en brengt structuur aan in de werkprocessen van het secretariaat. Samen met de verantwoordelijke leidinggevende werk je aan een eenduidige, efficiënte en herkenbare uitvoering van de werkzaamheden.

Daarbij richt je je op:

Het waar nodig verdelen en coördineren van werkzaamheden binnen het secretariaat.
Het in kaart brengen, beschrijven en stroomlijnen van werkprocessen, werkafspraken en procedures.
Het bevorderen van een uniforme werkwijze en het bewaken van de voortgang en naleving van afspraken.
Het signaleren van verschillen in de uitvoering en het afstemmen hierover met de verantwoordelijke leidinggevende.
Het voorstellen van praktische verbeteringen en het ondersteunen bij de invoering daarvan.
Deze opdracht vraagt om meer dan een goede uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden. Je toont eigenaarschap, neemt initiatief en neemt collega’s op een positieve en constructieve manier mee in de afgesproken werkwijze. Je hebt geen formele leidinggevende rol, maar geeft vanuit je ervaring richting aan de dagelijkse samenwerking en uitvoering. Samen met de verantwoordelijke leidinggevende zorg je ervoor dat werkafspraken worden vertaald naar de praktijk en draag je bij aan een soepel en zorgvuldig functionerend bestuurssecretariaat.

Al sinds 2008 zijn wij een integere en betrouwbare partner voor onze medewerkers en klanten

Met onze kennis van de markt kun je vertrouwen op een eerlijk advies en een passende oplossing

We werken met een stabiele bezetting, die de markt door en door kent

Bij ons is niet alles in beton gegoten, flexibiliteit staat hoog in het vaandel

We blijven bij je betrokken en denken met je mee, ook als het even niet gaat zoals je wilt

We zijn niet alleen werkgever of leverancier, maar juist jouw partner in het oplossen van capaciteit- en projectvraagstukken

Je werkt voor de gemeente Stein, binnen het gemeentelijk bestuur en het Team Informatie & Ondersteuning. In deze opdracht werk je nauw samen met de verantwoordelijke leidinggevende en heb je contact met bestuurders, de ambtelijke organisatie en externe relaties.

Je hebt aantoonbare ervaring binnen een bestuurlijke of gemeentelijke omgeving en als medewerker bestuurssecretariaat. Dankzij je uitstekende organisatorische vaardigheden stel je de juiste prioriteiten en breng je structuur en overzicht aan in een dynamische werkomgeving. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden, personen en belangen en…