Gestionnaire d’annuités; en Back Office

Poste Gestionnaire d’annuités (en Back Office) Description de l’équipe

• Collaboration principale directe avec une équipe de 4/5 personnes (Gestionnaires d’annuités + Team leader) sur le site Novagraaf International situé en Suisse
• Collaboration directe possible avec l’équipe annuités de Novagraaf France (4 personnes)
• Collaboration indirecte possible avec les Ingénieurs et paralegals brevets + services supports de Novagraaf International situé en Suisse (exemple : le service comptable, le service IT…)

• L'équipe Brevets de Novagraaf est présente en France, en Suisse, au Royaume-Uni et au Japon. Elle couvre des domaines techniques très variés notamment la chimie et les sciences de la vie, les technologies de l’information, des communications et l’intelligence artificielle, ainsi que la mécanique, la physique et le traitement des matériaux.
• L’équipe Brevets intervient sur tous les sujets relatifs à la création, la gestion et l’exploitation des brevets
• L’équipe de Novagraaf International (Brevets) représente environ une vingtaine de personnes

Mission principale du service : surveillance et gestion du paiement d’annuités. Pour maintenir un brevet en vigueur, son titulaire doit acquitter une taxe annuelle appelée "annuité". Le brevet peut être maintenu en vigueur pendant une durée maximale de 20 ans (généralement). Passé cette période ou lorsque les annuités ne sont plus payées, le brevet tombe dans le domaine public, c’est‑à‑dire que l'invention qu'il protégeait ne bénéficie plus de protection et que toute personne peut l’exploiter librement.

Mission principale du poste : seconder le service annuités dans sa mission (Back Office). Possibilité d’évoluer vers un poste de Gestionnaire d’annuités (en Front Office).

• Volume d’annuités en gestion : environ 90 000 cas actifs dont 60 000 annuités en paiement
• Gestion d’un important portefeuille d’annuités pour différents types de clients : particuliers, établissements publics, établissements privés pour lesquels Novagraaf est en charge de la procédure (c’est‑à‑dire le dépôt des brevets auprès des Offices)
• Gestion de portefeuilles clients uniquement annuités (procédure de dépôt des brevets est externe à Novagraaf) : surveillance des délais, surveillance des informations/mises à jour des données transmises par différentes sources (cabinets et/ou clients), enregistrement de ces données et des délais correspondants sur le logiciel dédié
• Gestion du courrier entrant sur différentes adresses courriels : une adresse générale de service et plusieurs adresses courriels spécifiques dédiées à des clients particuliers (volume d’annuités important)
• Envoi des Avis / Rappels d’échéances d’annuités. Ces rappels peuvent être annuels, semestriels ou trimestriels et sont envoyés par le biais de notre logiciel dédié à la gestion des annuités
• Gestion et surveillance des instructions clients sur un logiciel dédié à la gestion des annuités : ordres d’abandon, ordres de paiement, ordres de cessation de surveillance
• Edition et transmission des factures aux clients selon leurs spécificités (email, et autres plateformes…)
• Surveillance et traitement des notifications reçues de notre partenaire de paiement, envoi au client et enregistrement sur le logiciel dédié, mise à jour des dossiers, vérification des délais, création de note de crédits/ factures complémentaires
• Fournir aux clients, sur demande ou selon les accords mis en place, divers documents : états de portefeuille, états budgétaires, état de facturation
• Implication dans la démarche qualité du groupe :
  • Aide à la création, application et mise à jour de procédures / modes opératoires internes et procédures clients
  • Savoir construire des relations solides et positives avec les clients clés à différents niveaux
  • S’assurer que les demandes des clients clés sont résolues rapidement et traitées de manière professionnelle
  • Identifier les besoins en formation/connaissances des clients et des collègues
  • Préparer et assurer la formation des clients et des collègues si nécessaire
• Assurer le suivi des clients et maintenir un contact régulier (sur le poste de gestionnaire d’annuités)
• Implication dans…