Executive Secretary

Job opportunity for Executive Secretary at PT Val Konsultan Indonesia in Kota Surabaya, Jawa Timur, Indonesia.

• Mengelola agenda dan kalender Direktur/Owner (meeting internal & eksternal, perjalanan dinas, dan jadwal penting)
• Menjadi penghubung komunikasi antara Direktur/Owner dengan internal maupun pihak eksternal
• Menyaring, mengatur, dan menindaklanjuti seluruh korespondensi (email, surat, telepon) yang ditujukan kepada Direktur/Owner
• Menyiapkan dan mengelola dokumen penting Direksi (surat, laporan, notulen meeting, presentasi, dan dokumen legal dasar)
• Membuat notulen rapat dan memastikan tindak lanjut (follow up action) berjalan sesuai arahan Direksi
• Mengatur dan menyiapkan kebutuhan meeting Direksi (ruangan, undangan, materi, konsumsi, dll)
• Mengatur perjalanan dinas Direksi (tiket, hotel, transportasi, itinerary)
• Melakukan koordinasi dengan vendor, klien, dan stakeholder eksternal atas nama Direksi
• Menjaga kerahasiaan seluruh informasi dan dokumen perusahaan
• Membantu penyusunan laporan sederhana dan presentasi Direksi
• Melakukan monitoring deadline, komitmen, dan agenda penting Direksi
• Menyambut dan melayani tamu perusahaan secara profesional
• Menerima dan mengelola telepon masuk serta meneruskan ke pihak terkait
• Mengatur jadwal tamu, meeting, dan penggunaan ruang meeting
• Membantu administrasi dasar seperti email, invoice, dan follow up vendor
• Mengelola kebutuhan operasional kantor (air galon, ATK, kebersihan, dll)
• Mengurus koordinasi dengan vendor (pengiriman barang, komplain, dan konfirmasi order)
• Membantu persiapan event internal kantor
• Mengelola data inventaris kantor
• Membuat laporan sederhana menggunakan Excel

• Pendidikan minimal SMA/SMK / D3 (lebih disukai Administrasi / Perkantoran)
• Memiliki pengalaman sebagai Receptionist atau General Affair menjadi nilai tambah
• Mampu berkomunikasi dengan sopan, tegas, dan profesional
• Mampu menghadapi tamu dan situasi sulit (tamu marah, permintaan mendadak, dll)
• Terbiasa menggunakan Microsoft Excel dan administrasi dasar
• Memahami pencatatan inventaris kantor
• Memahami dasar pengelolaan petty cash
• Mampu menyusun email dan komunikasi tertulis yang rapi
• Mampu menentukan prioritas pekerjaan
• Memiliki kemampuan Bahasa Inggris (lisan & tulisan)

• Komunikasi & pelayanan tamu (frontliner)
• Administrasi perkantoran
• Koordinasi dengan vendor
• Manajemen waktu & prioritas
• Microsoft Excel (basic formula & data list)
• Problem solving
• Multitasking